Med teknologien i stigende grad sammenflettet med alle aspekter af erhvervslivet kan CNET @ Work hjælpe dig - fra prosumere til små virksomheder med færre end fem medarbejdere - i gang.

For Todd Spodek, besluttede beslutningen om at udstyre sit New York advokatfirma med Googles software applikationer et enkelt behov: samarbejde.

"Vi afviklede på Google, fordi det var i spidsen for cloud-baserede værktøjer", siger Spodek, som leder Spodek Law Group PC "Vi har tre kontorer, så synkroniserende information er nøglen, da det giver os mulighed for at gøre alt fjernt.

"Det er virkelig en strømlinet proces, og alt er nemt at klare, " tilføjede han.

G Suite, som Googles Apps for Work blev rebranded sidste år, blev bygget til internettet - ingen overraskelse der, givet Googles post-pc arv. Denne tilgang har meddelt sine ansøgninger, som arbejder på skyen. Det betyder også, at dit firma aldrig vil miste data eller dokumenter, fordi alle ændringer på Google-dokumenter automatisk gemmes og sikkerhedskopieres til en Google Cloud. Alle dine hold behov er en webbrowser på en computer eller mobil enhed med internetadgang.

Hvis du migrerer fra Microsoft, skal du huske på, at det kan tage et stykke tid at skifte din arbejdsgang fra MS Office til Google Apps. Det kan også kræve tid - og nogle opmuntring - at overbevise nogle brugere om at acceptere mappestrukturen i Gmail i forhold til, hvad de har været vant til at bruge sammen med Outlook.

Er G Suite for alle?

Behov og prioriteter er dog ikke ensartede; lad os se på nogle områder, hvor G Suite måske ikke passer til din lille virksomhed.

Selvom Google har indsnævret funktionerne fra det, det var for mange år siden, er G Suite's dokumenter og diasshow-muligheder stadig mere begrænset end Microsofts Word og PowerPoint. Så hvis du føler behovet for alle mulige funktioner lige i tilfælde, Office er det bedre valg.

Fordi alt er i skyen med G Suite, bliver dine medarbejdere midlertidigt afbrudt, hvis deres internetforbindelse går, eller der er en fejl på Google.

Google tidligere i år meddelte, at det ville stoppe med at scanne e-mails fra folk, der bruger sin gratis Gmail-email til at tilpasse. Virksomheden har fritaget G Suite-virksomhedsregnskaber fra annoncepasning. Alligevel kan nogle have langvarige privatlivsproblemer om, hvorvidt nogen læser e-mail. I sidste ende tænder spørgsmålet, hvor paranoid du er.

Sandsynligvis rigtigt for dig

Men det er mindre problemer. I mellemtiden er virksomheden midt i at tilføje 10 nye funktioner til pakken inden årets udgang. Hvis du er en start eller en lille virksomhed, lad os se nærmere på hvorfor G Suite kan være rigtig til dine behov.

Pris

Prisen er attraktiv. G Suite tilbydes i forskellige niveauer og versioner. Et månedligt abonnement på professionelle kontor- og forretningsversioner varierer mellem $ 5 og $ 10 pr. Bruger. I modsætning hertil varierer den månedlige pris for forretningsversionerne af Microsoft Office 365 mellem $ 8, 25 til $ 15 pr. Bruger for premium-udgaven.

Kendskab

Takket være Googles ikoniske mærkestatus er mange af dine medarbejdere formentlig allerede bekendt med Gmail såvel som med de andre G Suite-produkter - og Google Dokumenter, Ark og Kalender har alle minimale læringskurver. Det betyder, at du ikke behøver at bekymre sig om at træne medarbejdere eller investere i internt supportpersonale.

Se også: Den ultimative guide til Gmail-sikkerhedskopiering

Enkelhed

Et enkelt login garanterer adgang til hele apps-pakken, og brugere i de samme arbejdsgrupper kan automatisk dele information. Det gør det nemt at samarbejde om digitale filer i realtid af medarbejdere - eller endda dine kunder.

Der er en stor fordel, når det gælder e-mail-organisation: I stedet for at blokere computerens harddisk med gigabyte af e-mails, kan du nemt arkivere meddelelser i skyen og aldrig behøver at bekymre dig om at synkronisere dem med en anden enhed.

Se også: Google bringer smarte svar til Gmail til Android og iOS

Bekvemmelighed

At være skybaseret oversætter til bekvemmelighed. Medarbejdere kan få adgang til deres oplysninger, uanset hvor de er fra en hvilken som helst enhed. Og i tilfælde af at de sidder fast et sted uden for rækkevidde og ude af stand til at finde en internetforbindelse, kan de stadig få adgang til deres dokumenter offline. Admins kan også kontrollere offlineadgang ved hjælp af enhedspolitikker.

Evnen til at samarbejde er generelt meget lettere med Google. Det eliminerer ethvert behov for at transportere rundt et tavle til at synkronisere mellem et kontor skrivebord og din bærbare computer, hvis du skal arbejde fjernt.

Se også: Google Docs: Denne store opdatering har lige tilføjet nogle seriøse nye funktioner

Kompatibilitet

G Suite forenkler dokumentdeling og gruppearbejde. I stedet for at videregive et Word-dokument og forsøge at holde styr på revisioner, kan flere redaktører arbejde på samme Google Doc-fil på samme tid. Nogle kan være ved at skifte givet Microsoft Office's popularitet. Men G Suite tillader brugere at redigere Office-filer uden at kræve, at de har Office-software. Efter at have ændret en fil, kan brugerne vælge Filer> Hent som fra menuen for at gemme alle redigere dokumenter tilbage til Office-formatet. Google tilbyder også en udvidelse, der gør det muligt for brugere at redigere Office-filer uden at skulle konvertere dem til Google-format.

Se også: Google lancerer Chrome Enterprise, sigter mod at integrere med flere forretningssystemer

Sikkerhed

Hvis din virksomhed er afhængig af Android - som vi kan huske, er verdens mest populære telefonplatform - eller Google Chromebooks, giver G Suite en jævn sammenslutning med disse hardware systemer. Hvis du leverer medarbejdere med firma-ejede Android-telefoner, leverer G Suite også sikkerheds- og administrationsværktøjer, der kan nulstille enheden på afstand og blokere den fra at blive brugt af en anden person i tilfælde af tyveri eller tab.

Se også: Google tilføjer enterprise-grade sikkerhedskontroller til G Suite

Der er helt sikkert flere funktioner i Word, Excel, PowerPoint og andre Microsoft-tilbud. Men bortset fra den sjældne lejlighed, hvor mange gange vil du virkelig savne, at du ikke længere har adgang til disse funktioner? De fleste bruger kun en brøkdel af klokker og fløjter, som Microsoft i hvert fald sætter ind i sine apps.