Med teknologien i stigende grad sammenflettet med alle aspekter af erhvervslivet kan CNET @ Work hjælpe dig - prosumere til små virksomheder med færre end fem medarbejdere - komme i gang.

For fem år siden rådede jeg til en lille, lokal kreditforening, der ønskede at outsource sin hjemmesideudvikling til et professionelt firma, der forstod elementerne i stor branding og merchandising. Kreditforeningens mål var at "udjævne spillereglerne", så dets online-tilstedeværelse kunne konkurrere positivt med hjemmesiderne for store banker og finansielle institutioner.

Vi kiggede på forskellige hjemmesider og marketingfirmaer. Langt væk var den bedste website designer og brand person en lokal freelancer arbejder ud af sit hjem. Hans konkurrence: flere større Seattle-baserede firmaer - alt sammen med veludstyrede kontorer komplet med cappuccino-maskiner, der serverede tilpassede kaffe til at besøge kunder. Vi besøgte disse firmaer, men den lokale freelancer havde ikke et kontor, så han kom til kreditforeningen.

Som konsulent, der primært kigger på kvalitet, rådede jeg min klient, at freelancedesigneren gjorde det højeste arbejde. Men når det drejede sig om andre elementer i kreditforeningens RFP, som f.eks. Evnen til at støtte arbejdet løbende eller langsigtet finansiel solvens af sælgeren, konkurrerede freelanceren ikke godt. I sidste ende valgte kreditforeningen en langt dyrere kontrakt fra et af Seattle-firmaerne, der serverede stor cappuccino og havde et imponerende kontor downtown. "Hvorfor vil vi sætte vores tro på en one-hest butik, som vi ikke engang ved, vil være omkring næste år?" min klient firmaets administrerende direktør klagede.

Lektion: Det faglige indtryk, der leveres af et fysisk kontor, betyder noget.

"Hvad mange virksomheder finder er, at de simpelthen ikke kan klare sig godt uden at møde deres kunder ansigt til ansigt, " siger Marcus Moufarrige, administrerende direktør for Servcorp, som leverer globale "virtuelle" kontorer.

For ikke at forveksle med virtuel virkelighed, gør et virtuelt kontor ifølge Servcorp det muligt for små og mellemstore virksomheder at drage fordel af fordelene ved en prestigefyldt adresse, fastnetelefonnumre og teamunderstøttelse uden at forpligte sig til dedikeret kontorlokal.

"Du kan være baseret i New York og drive en global salesforce på flere steder med en meget" let "mursten og mørtel, men du har stadig brug for fysiske kontorer og kontorstøttepersonale på de fjerntliggende steder for at lukke store tilbud."

Med andre ord føler kunderne bedre at gøre forretninger med et firma, der har et attraktivt kontor- og konferencerum med en professionel administrativ medarbejder, der står ved for at tage telefonopkald, lave aftaler - og servere cappuccino, hvis det er nødvendigt.

Små virksomheder, der søger at hævde en stor global tilstedeværelse ved at have attraktive kontorer og faciliteter i byer rundt om i verden, kan opnå dette uden at skulle låse ind i langsigtede byggekøb eller lejekontrakter, siger Mourfarrige.

Det alternativ, som hans og andre virksomheder tilbyder, er "on demand" kontorer, faciliteter, teknologi og administrativ bistand i USA og globale steder, hvor virksomheder kun betaler for, hvad de har brug for eller bruger.

Hvordan det virker

Sig, du er en cloud software udbyder baseret i New York, med fjernsalgspersoner baseret i Los Angeles, Chicago, Sydney, Amsterdam og Tokyo. Disse sælgere er normalt på vej; når de ikke er på vej, har de alle hjemmekontorer. Men når det kommer tid for en sælger at lave en større præsentation eller at afslutte en aftale med en stor kunde i f.eks. Los Angeles, kan sælgeren leje et kontorfacilitet med administrativ support, konferencerum og den nyeste videoteknologi. De imponerende kontoromgivelser understreger virksomhedens styrke og mærke og hjælper med at forsegle aftalen.

Så hvis du er et mindre firma uden en imponerende mursten-tilstedeværelse, hvilke skridt du kan tage for at udnytte mursten og mørtel, når du har brug for det?

Trin 1: Bekræft forretningsmæssig værdi af mursten og mørtel

Mange online-detailvirksomheder bekræfter stolt over, at de hverken har eller stræber efter nogen mursten og mørtel tilstedeværelse. Men for et stort udvalg af andre forretninger - finansiel planlægning, regnskab, lov, forsikring, fast ejendom, kommerciel software, opmåling, arkitektur og byggeri og sundhedspleje, for blot at nævne nogle få - et virtuelt kontor kan være et reelt konkurrencepræget fordel.

L. Blake Harvey, formand for et New York-baseret PR-selskab, ser mange fordele ved et virtuelt kontor tilstedeværelse: "Jeg har brugt virtuelle kontorløsninger, og de var så kritiske for at hjælpe med at opbygge et mere solidt fundament for firmaet" siger Harvey. "Det gav mig en chance for at arbejde med kunder og partnere med tillid, idet jeg vidste, at mit dedikerede lokale telefonnummer altid var i drift, og min mail blev professionelt håndteret. Adgang til timelokaler og konferencelokaler gav mig den ekstra fordel at kunne konkurrere med mine industrielle modparter til en pris, der gav mening for min virksomhed. Det professionelle personale af executive assistenter og gulvpersonale gjorde det muligt for mig at delegere passende opgaver, der uundgåeligt frigjorde mere af min tid til at opbygge virksomheden. "

Trin 2: Hvilke tjenester skal du søge efter?

I det mindste skal virtuelle kontorer tilbyde attraktive omgivelser, hvor dine salgsfolk kan mødes med kunder. Disse fysiske kontorfaciliteter kan omfatte kontorer, konferencelokaler, toiletter, et køkkenområde - hvis kaffe og / eller forfriskninger skal indbringes eller forberedes - og et receptionsområde, hvor de administrative medarbejdere i lokalområdet hilser klienten med din firmanavn. Et andet lag oven på de fysiske lokaler understøtter teknologi. Dette kan variere fra telefonitjenester og højhastigheds-internet til videokonferencer og anden faciliterende teknologi til produktpræsentationer og demoer.

"Som et teknologivirksomhedsfirma er Chairseven's mission at støtte vores kunder ved at levere teknologitjenester i verdensklasse og uovertruffen kundesupport, " siger Jordan Hamad, CEO. "Ved at benytte virtuelle kontorer kan vi sikre, at telefonen altid besvares professionelt, og at vi altid har et pålideligt, professionelt og veludstyret rum, hvor vi kan være vært for vores kunder. Dette gør det muligt for os at fokusere ikke på at drive et fysisk rum, men hvad vi gør bedst - at løse nogle af de sværeste teknologiske udfordringer vores kunder står over for. "

Trin 3: Glem ikke at handle

En virtuel kontor facilitet skal pænt møbleres og udpeges - og noget af dette vil være op til dig. Du vil gerne bringe nogle af dine egne branding (firma skiltning osv.) Ind i anlægget for at identificere det som en del af din virksomhed. Invester i høj kvalitet skiltning (dvs. ikke bare hænge et midlertidigt tegn) og kontormøbler. Søg professionel dekoration hjælp, hvis du har brug for det.

Trin 4: Dialog med din salesforce

Hvis du strengt bruger hjemmekontorer til din salgsstyrke i dag, og du ønsker at indarbejde virtuelle kontorer, skal din salesforce gøres opmærksom på, hvornår og hvordan man bruger dem. Et muligt scenario: Uddann dem kun til at bruge en virtuel facilitet, når de skal foretage en nøglepræsentation til en klient. I den normale daglige drift ville de fortsat arbejde primært på området ved hjælp af deres hjemmekontorer. I andre tilfælde kan det være mere fornuftigt at få dine forhandlere til regelmæssigt virtuelt kontorlokal.

I alle tilfælde er det vigtigt at lade din salesforce vide præcis under hvilke omstændigheder du vil bruge virtuel fast ejendom. Det er også vigtigt at få din salesforce involveret i processen. Få dem til at besøge et potentielt virtuelt kontorsted, før du går ind i en aftale. Få deres tilbagemelding på forhånd om, hvorvidt de anser et virtuelt kontor, der er nødvendigt på deres placeringer. Endelig er det vigtigt, at du personlig forhåndsvise disse faciliteter. "Vi har brugt globale virtuelle kontorer i mange år, og jeg gør det altid et punkt at jævnligt besøge disse kontorer, " sagde Mourfarige.

Nederste linje: Entreprenører og små virksomhedsejere har nu overkommelige og fleksible alternativer til at udøve fysisk tilstedeværelse på nøglemarkeder over hele verden.

"Hvordan vi ser dette, " siger Emin Tatosian, medstifter af fintech-opstart FastFin, "at det er et skybaseret kontor, en elastisk ressource for os. Vi kan udvide og indgå kontrakt, når der opstår behov."