Ikke mange mennesker bruger kun en computer. Faktisk hopper de fleste af os fra maskin til maskine i løbet af en arbejdsdag.

Den bedste måde at sikre, at du har adgang til dine vigtige filer fra nogen af ​​de forskellige maskiner i dit digitale liv, er at gemme filerne online. Hvis du bruger Google Dokumenter som dit online filarkiv, hjælper disse tips med at forkorte din arbejdsdag.

Send en lynkopi af alle dine Google Docs-filer til din harddisk

De fleste pc-brugere sikkerhedskopierer deres vigtige filer ved at kopiere dem til en optisk disk eller en USB-lagerenhed eller ved at uploade dem til en online opbevaringstjeneste. Nu arbejder online backup også den anden vej.

Hvis du vil downloade alle dine Google Docs-dokumenter, regneark, præsentationer og andre filer til din pc i en enkelt zip-fil, skal du vælge en fil og klikke på Mere> Download. Vælg "Alle elementer" og tjek en filtype eller "Download ikke (spring over)" i rullemenuerne for hver filkategori. Du kan også ændre alle formater til MS Office, Open Office eller PDF.

Det tog mindre end et øjeblik at komprimere og downloade 300 filer - for det meste Word-dokumenter og Excel-regneark - til en 68 MB ZIP-fil. Hvis du foretrækker ikke at vente på, at downloadet er færdigt, skal du klikke på "Email when ready" for at få Google til at sende dig et link, når filen er tilgængelig til download.

Brug Google Docs til automatisk korrigering for at gemme skrivning

Tekstredigeringsprogrammet Google Docs foreslår korrektioner for stavede ord: Højreklik eller Kommando-klik på ordet, vælg "Altid korrekt til", og vælg den korrekte stavemåde fra de foreslåede udtryk.

Du kan også oprette genveje til almindeligt indtastet tekst, som f.eks. Dit navn, titel, arbejdsgiver eller andet ofte gentaget boilerplate-udtryk. Det gør du ved at klikke på Værktøjer> Indstillinger, indtaste genvejstasterne i feltet Udskift og den ønskede tekst i feltet Med. Nu, når du indtaster den tekststreng efterfulgt af et mellemrum, vises den længere kedeplade.

For at forhindre Google Dokumenter i automatisk at oprette breve, ellipser, ophavsret og varemærkesymboler og andre specialtegn, fjern markeringen i stedet for elementet i listen Preferences eller klik på x til højre for at slette elementet.

Tastaturgenveje specielt til Google Dokumenter

De fleste af os kan huske om et dusin tastaturgenveje, som vi bruger regelmæssigt. I et indlæg fra 2008 beskriver jeg, hvordan man opretter en tekstfil, der indeholder snesevis af tastetrykkombinationer, så den eneste tastaturgenvej du skal huske er den, du tildeler at åbne den fil.

Hvis du vil åbne Google Docs-versionen af ​​dette tastaturgenvejssøgning, skal du trykke på Ctrl (eller Command på en Mac) og / (fremad skråstreg). Alternativt kan du tilføje disse fem Google Dokumenter tastetrykkombinationer til din master genvej liste:

Ctrl-Shift-C : Se et ordtælling

Ctrl-Shift-Y : Se det valgte ords definition

Ctrl-; (semikolon): Flyt til det næste stavede ord

Alt-Skift-F : Flyt til menulinjen

Ctrl- \ (backslash): Ryd formatering

Bonus tip: For at maksimere dit syn i Google Dokumenter, skal du indtaste Ctrl-Shift-F for at aktivere visningen i fuld skærm. Klik på Vis> Fuld skærm for at skjule kontrollerne. Tryk på Esc for at få vist kontrollerne, og Ctrl-Shift-F igen for at vende tilbage til den normale visning.

Gør filer tilgængelige for alle eller kun inviterede

Alle de filer, du gemmer på Google Dokumenter, er som standard private. For at dele en fil skal du højreklikke på den og vælge Del. Fra denne menu kan du sende filen som en vedhæftet fil, sende en e-mail til de samarbejdspartnere, du udpeger, eller vælg Del igen for at åbne dialogboksen "Del indstillinger".

Klik på Skift under "Hvem har adgang" for at gøre filen offentlig (tilgængelig for alle på internettet) eller tilgængelig for alle med et link til filen. Disse to muligheder kræver ikke nogen login, og du kan angive om seerne også kan redigere filen.

Du kan også holde filen privat, men dele den med kun de personer, du udpeger. Denne indstilling kræver, at samarbejdspartnere logger ind for at få adgang til filen. Klik i tekstfeltet "Tilføj personer" og indtast en e-mail-adresse, eller vælg poster fra din kontaktliste.

Som standard kan de personer, du deler med, også redigere filen. Klik på "Kan redigere" til højre for at begrænse dem til at kommentere eller kun se dokumentet. Du kan også indsætte filens indhold i meddelelsen og sende dig selv en kopi.