To gange i den sidste måned måtte jeg blive genkendt med Microsoft Office, fordi et firma jeg arbejdede med krævede en ægte Office-fil. Begge erfaringer fik mig til at sætte pris på Google Drevs enkle, enkle apps igen.

Ja, der er opgaver Google Drevs tekstbehandler, regneark og præsentationsprogram kan ikke håndtere godt eller overhovedet, men for 99, 9 procent af de filer, jeg arbejder på, passer Google Drev godt til regningen. Her er fem måder at bruge Google Drive til at barbere minutter fra din arbejdsdag.

Tastaturgenvej åbner en liste over tastaturgenveje

Efter et par årtier af computerbrug kan min hukommelseskapacitet for tastaturgenveje have nået sin grænse. Alligevel er der ingen bedre måde at arbejde hurtigere end at undgå musen til fordel for tastetrykkombinationer til almindelige operationer.

Google Drive giver en række specialtastaturgenveje, hvoraf de fleste CNET s Ed Rhee beskrev i et indlæg fra april sidste år.

For os hukommelsesudfordrede typer er den sidste genvej på listen den vigtigste: skriv et spørgsmålstegn (eller Skift + /) for at åbne et vindue med alle tastaturkombinationer i Google Drev. (Genvejslisten kan også åbnes ved at klikke på "Tastaturgenveje" i rullemenuen Indstillinger (gearikon) i øverste højre hjørne af hovedvinduet.)

Bemærk, at Ed i februar gav en liste over Gmail-tastaturgenveje, som du også kan få adgang til i hoved Gmail-vinduet ved at skrive et spørgsmålstegn.

E-mail-tekst bliver en Google Docs-fil

I et indlæg fra sidste maj beskrev jeg Josh Sullivans gratis Gmail-bilag til Drive-udvidelse til Google Chrome, der tilføjer en "Gem til drev" -indstilling til meddelelser, der har vedhæftede filer.

Der er desværre ingen mulighed for at gemme beskeden selv til Google Drev i et redigerbart format. (Du kan åbne meddelelsen og vælge Arkiv> Gem side som> Google Drev, men den resulterende HTML- eller "Webarkiv" -fil kan ikke redigeres som et tekstdokument i Google Drev.)

Den gratis Mail2Drive-udvidelse til Google Drev giver dig en unik e-mail-adresse, som du kan bruge til at konvertere meddelelsesteksten til en Google Docs-fil med almindelig tekst.

Når du har installeret udvidelsen og logget ind på din Google Drive-konto, skal du besøge Mail2Drive-siden og klikke på Start app for at åbne programmets velkomstskærm. Vælg "Klik her for at komme i gang" for at generere e-mail-adressen.

For at undgå at skulle kopiere og indsætte Mail2Text-adressen hver gang jeg ønskede at konvertere en besked til en Google Docs-fil, oprettede jeg en Mail2Text-kontakt i Gmail. Dette lader mig videresende beskeden og begynder at skrive "mail2text" i feltet Til: for at indtaste Mail2Text-adressen.

De første par gange, jeg sendte meddelelser på denne måde, gjorde meddelelserne aldrig det til Google Drev. Du skal fjerne prefixet "Mail2Drive" fra adressen i feltet Til: for meddelelsen for at gøre det til din Google Drive-butik. Du skal muligvis også eksportere den resulterende fil til Google Docs, før den kan redigeres.

En anden begrænsning ved brug af Mail2Drive er, at filerne, som udvidelsen opretter, placeres i mapper under hovedlisten My Drive. Du kan ikke angive et andet sted, når du sender meddelelsen til Google Drev.

Selvfølgelig kan du omorganisere filerne og mapperne ved at vælge dem og vælge mappeikonet for at åbne Google Drevs organiseringsvindue.

Begræns synkronisering af Google Drev til bestemte mapper

Google Drive-funktionen, jeg er kommet til at stole på, er evnen til at få de nyeste versioner af alle mine filer tilgængelige på alle mine computere og enheder automatisk, uanset om jeg er online eller ikke. Dette niveau af filduplikation kan dog hurtigt tage en stor bid ud af maskinens harddiske.

For at spare plads på en bestemt pc begrænser du Google Drive-mapper, som synkroniseres med systemet. Klik på ikonet Google Drev på proceslinjen, og vælg Indstillinger. Marker "Synkroniser kun nogle mapper til denne computer", vælg de mapper, du vil synkronisere i vinduet Synkroniseringsindstillinger, og klik på "Anvend ændringer".

Som dialogboksen Indstillinger angiver, synkroniseres filer, der ikke er i en Google Drev-mappe. Hvis du vil deaktivere al filsynkronisering, skal du fjerne markeringen for indstillingen "Synkroniser Google Docs-filer", der vises under mappevinduet.

Gem lagringsplads ved at slette unødvendige filversioner

Google Drev bevarer alle versioner af dine filer i 30 dage eller op til 100 revisioner. Afhængigt af typen og størrelsen af ​​filer, du lagrer, kan versionerne tage en stor del af din ledige lagerplads.

For at forhindre Google Drev i at slette tidligere versioner af en fil, skal du vælge filen og klikke på Mere> Administrer revisioner. (Bemærk, at denne indstilling ikke er tilgængelig for filer, der ikke har flere versioner.) Kontroller filens valg under "Ikke automatisk slet."

Opret et enkelt arkiv for alle dine Google-data

Flere tilføjelsesprogrammer lover at sikkerhedskopiere dine Google Drive-filer, men Google Takeout-arkivtjenesten kan opfylde dine sikkerhedskopieringsbehov uden at skulle downloade og installere endnu et program.

Relaterede historier

• En bedre måde at forhåndsvise docs hurtigt i Google Drev
• Sådan gemmes en webside direkte til Google Drev
• Kom godt i gang med Google Docs til iOS

Start med at logge ind på din Google-konto og åbne startsiden. Udover dine Google Drive-filer kan du arkivere alle dataene i Google+, dine cirkler, kontakter, profil, Picasa-billeder, Google Voice og andre Google-tjenester.

Hvis du vil arkivere alt, skal du klikke på knappen Opret arkiv under fanen "Alle dine data" eller for at være mere selektiv, klik på "Vælg tjenester" og vælg dem, du vil sikkerhedskopiere, før du klikker på Opret arkiv.

Det tog kun et par minutter at forberede ZIP-arkivet på ca. 150 MB Google-data, hvoraf størstedelen bestod af Google Drive-filer. Klik på knappen Download for at starte overførslen.

Når downloadingen er færdig, skal du blot pakke filen ud for at se dine data i hver apps respektive mappe. Jeg ønsker kun, at arkivet indeholdt min søge- og browserhistorik. Så kan jeg nok vide så meget om mig selv som Google ved om mig.