Dette er en del af CNET's #adulting serie af historier, der hjælper dig med at finde ud af, hvordan du bor, arbejder og spiller nu, hvor du er voksen.

Hvis du har et job - eller gå i skole eller bare trække vejret - i 2017, stoler du sikkert på e-mail for at få tingene gjort. Og mens du sandsynligvis har sendt email til en god del af dit liv, er e-mail-medarbejdere og chefer anderledes end at sende besked til din mor eller din bestie.

Jeg har skrevet e-mails professionelt til kunder i omkring 10 år. Her er mine bedste tips til at få dine e-mails åbnet, læst og svaret til hver gang.

1. Spild ikke emnet

Emnelinjen er din første (og undertiden sidste) chance for at få nogen til at åbne din email. Ikke halt ud med en emnelinie, der bare siger "Hej!" Det fortæller læseren intet. Hvis de ikke kender dig personligt, antager de bare, at din email er spam og slet den.

Den bedste emnelinje opsummerer, hvad din email handler om. Her er nogle gode eksempler:

• Spørgsmål om tirsdagsmødet

• Brug for hjælp til den nye software

• Kender du Jim Smith?

• Nyttig feedback på New York-konferencen

Husk at emnelinjer bliver afskåret, især på mobilen. Så hold det kort, interessant og til det punkt.

2. Tilføj en følelse af uopsættelighed (... hvis det er presserende)

Et andet tip til at få åbnet er at tilføje en følelse af haster til emnelinjen - hvis og kun hvis det er presserende. Brug af caps lås er fantastisk til dette, men brug det sparsomt. Her er nogle eksempler:

• Jeg har brug for dit regneark ASAP

• URGENT: Har du stemt endnu?

• ATTN: Brug for hjælp i mødelokalet

• RSVP: Brug dit svar af EOD

• TIDLIGT: Tilmeld dig kl. 18 i dag

Ovennævnte er kun nyttigt, når du rent faktisk har brug for den email, der læses og besvares hurtigst muligt. Når de bliver overbrugt, fortabes disse trækker hurtigt.

3. Vær afslappet og brug navne

Hvis du sender email til en person, der ikke kender dig, skal du altid åbne med personens navn. Dette gør en email-følelse mindre spammy og mere personlig. En uformel e-mail kan starte, "Hej Anna!" Hvis e-mailen er mere formel, skal du gå med noget som "Hej Anna Jones" eller "Kære Fru Jones."

Selvom en e-mail normalt kan være formel, kan du have bedre held med en uventet afslappet taktik. Denne type e-mail føles personlig og afslappet, men ikke invasiv. At sige hej, ved at bruge deres fornavn og nævne noget personligt og specifikt til modtageren kan tage e-mailen til det afslappede sted uden overstyring. Nogle ting du kan sige er:

• Det var dejligt at møde dig i sidste uge
• Elskede din tweet / Facebook-post / etc. omkring [udfyld blanket her]
• Din tale på konferencen [udfyld den tomme] var særlig nyttig for mig, fordi [udfyld det tomme]

Denne afslappede tilgang kan gøre modtageren afslappet og mere modtagelig. Jeg bruger causal tilgang 90 procent af tiden, og det virker. Jeg redder formelle for lignende regeringstjenestemænd og administrerende direktører i større virksomheder.

Selv i mere formelle e-mails kan man med en kompliment eller positiv personlig oplevelse straks få læseren investeret i din email og mere villig til at reagere. Bare hold det kort.

4. Hent til punktet

Tænk på, hvordan du kontrollerer og prioriterer din indbakke. Chancerne er, du skymmer gennem mange e-mails for at identificere, hvad der kræver et øjeblikkeligt svar, og hvad der kan forsinkes. Så spil ikke tid med præambler. Gå til punktet med det samme og tilføj derefter eventuelle explainer- eller sideoplysninger efterfølgende. Ingen har tid til at vade gennem en e-mail for at finde ud af, hvad du vil have.

Når det er relevant, kan en punktliste hjælpe læseren hurtigt med at forstå, hvad du har brug for.

5. Hold det kort

Selvom du kommer til punktet med det samme, må du ikke ramle på bagefter. Indsæt kun de vigtigste oplysninger, og stop derefter med at skrive. Helt seriøst. En lang tekstblok vil bare gøre dine modtagere suk og beslutte at de kommer tilbage og læser din email senere, når de har mere tid. Gæt hvad, dog? Din email bliver hurtigt glemt, og de kommer aldrig tilbage til dig.

6. Tilføj en opfordring til handling

Hvis du vil have en modtager til at handle, sig så. Giv dem anvisninger om præcis, hvad du har brug for, som et svar på en bestemt tid og dato. Dette kaldes en opfordring til handling (CTA) i den professionelle email-writing biz.

7. gør det nemt

Sørg for, at det er så nemt som muligt for din modtager at gøre, hvad du spørger. Tilføj et link for at klikke på, et telefonnummer, der skal ringes eller et dokument, der skal læses, hvis du har brug for mere end blot et email-svar.

8. Tilføj en deadline

Glem ikke at tilføje en følelse af haster ved at give modtageren en frist for deres handling, hvis du kan. Manerer er også et must for at forhindre din opfordring til handling fra at føle sig krævende. Sig venligst og tak for at blødgøre din anmodning.

Her er nogle eksempler:

• Kan du sende mig et svar fra EOD? Tak!

• Kan du venligst RSVP ved hjælp af dette link ved middagstid?

• Vær venlig at ringe til mig ved kl. 9.00. Min celle nummer er 000-0000.

• Bliv medlem af resten af ​​holdet i vores Slack-gruppe: abc123.slack Password: 1234

Afhængigt af hvor hurtigt din anmodning er, kan det også være med til at bede modtageren om at reagere, selvom deadline ikke virker. På denne måde kan du bære en dialog, der hjælper med at undgå drop-off.

9. Glem ikke dit navn

Afslut emailen med en tak og dit navn. Ikke bare antage, at de ved, hvem e-mailen er fra. Faktisk skal du sørge for at redigere din e-mail-konto automatisk underskrift med dit fulde navn, dit erhverv eller din position og kontaktoplysninger, så den automatisk folker i hver e-mail.

10. Opfølgning

Når din deadline er gået, skal du ikke være bange for at e-maile modtageren for at kontrollere deres svar. Nogle gange har folk til hensigt at svare dig, men de glemmer bare.

Her er et par opfølgende linjer, som du kan stjæle:

• Hej (navn), jeg har bemærket, at du ikke kom tilbage til mig om (emne). Kan du komme tilbage til mig ved (tid)? Tak!

• Hej (navn), så du min email om (emne)? Hvis jeg kunne få et svar af (tid) det ville være fantastisk. Tak!

At kende kunsten om en effektiv email kan få dig til at bemærke. Brug disse elementer, og du får resultater. Hvem ved? Dine kloge e-mail-færdigheder kan endda flytte dig op ad stigen på arbejde.

7 grunde til at skifte til Google Indbakke 7 Fotos