Den frygtede Reply All-knap ringede til en anden offer i sidste uge, da en politimand i Los Angeles bad embedsmændene i en e-mail for at arrestere nogen for ulovligt salg af underjordiske kaniner, så afdelingen ikke ville modtage et "sort øje" i medier.

Som Ana Garcia rapporterer til NBC Southern California forstod kommandanten ikke, at hans svar på en LAPD-officer også blev sendt til tv-nyhedsproducenten, der anmodede om oplysninger om manglen på dyrebarhedsarrestationer måneder efter, at afdelingen hævder at være ved at bryde ned på øvelsen.

I modsætning til mange svar alle ulykker modtog kommandanten støtten fra sin chef, LAPD Chief Charlie Beck, som sagde, at kommandanten kun tildelte ressourcer.

Nej, dette er ikke en Looney Tunes-tegneserie med hovedrollen Bugs Bunny som den uberørte reporter og Elmer Fudd som den belejrede politibetjent. Det lyder bare som en.

Desværre er utilsigtede svar til alle ofte ikke noget at grine om. I januar rapporterede Ruth Graham på Grindstone om en kvinde, der mistede sit job efter at have fortalt, at en uheldig leder havde fyret i et svar, at hun troede, at det kun var en håndfuld kollegaer, men det blev faktisk sendt til alle hos virksomheden.

Har nogen enkelt computerfunktion forårsaget mere sorg end Besvar alle? Nogle organisationer har gået så langt som at deaktivere både svar-alle og fremadrettede funktioner i deres postsystemer - i hvert fald for udvalgte meddelelser.

Microsoft Outlook-brugere kan undgå utilsigtede svar på alle ved at gemme knappen Svar alle (som hedder Besvar alle i Outlook 2003 og 2007). De kan også angive Outlook for at forsinke de meddelelser, de sender for at give sig selv et par sekunder eller minutter for at fange deres svar - alle fejl.

Måske er det mest effektive forsvar mod utilsigtede tæppe svar at bruge den gratis TuneReplyAll add-on til Outlook 2010, der genererer en advarsel, du skal klikke igennem, før du svarer på alle modtagere af en besked.

Undgå utilsigtet svar på alle ved at fjerne knappen fra Outlook's værktøjslinje eller bånd

Arbejdsdagen er ofte en uendelig række distraktioner. Med så mange mennesker, programmer og aktiviteter, der konkurrerer om vores opmærksomhed på arbejdspladsen, er det ikke underligt, at vi nogle gange klikker på den forkerte knap.

Den enkleste måde at forhindre utilsigtet svar på er at fjerne alle mulighederne fra standardværktøjslinjen i Outlook 2003 og 2007 og Besvar alle fra båndet i Outlook 2010. Det er en brise at gøre det i de to tidligere programmer. det samme kan ikke siges for at fjerne svar alle fra Outlook 2010-båndet.

I Outlook 2003 og 2007 skal du trykke på Alt-tasten og trække knappen Svar til alt fra værktøjslinjen eller klikke på pil ned helt til højre på værktøjslinjen, vælg Tilføj eller fjern knapper, vælg Standard og fjern markeringen for Svar til alle. Bemærk, at du skal gennemføre trinene i både hovedvinduet i Outlook og Outlook's meddelelsesvindue.

For at tilpasse Outlook 2010-båndet, så knappen Alle svar er adskilt fra de andre svarindstillinger, skal du følge de trin, der er beskrevet af William Zhou på Office TechCenter-webstedet:

Klik på fanen Filer, vælg Indstillinger, og vælg Tilpas bånd.

Vælg Svar i den højre rude og klik på Fjern.

Klik på Ny gruppe to gange. Omdøb den første New Group (Custom) som "Respond (Custom)" og den anden som "Svar alle (Custom)."

Øverst i venstre rude skal du klikke på Hovedfaner fra "Vælg kommandoer fra."

Udvid Home (Mail) og Respond i den venstre rude.

Vælg Reagér (Brugerdefineret) i den højre rude.

Tilføj kommandoerne "Post svar", "Svar", "Videresend", "Møde", "IM" og "Mere" fra venstre ramme til Svar (Brugerdefineret) i højre rude en efter en.

Vælg "Besvar alle (Custom)" i den højre rude.

Tilføj kommandoen Svar Alle til "Besvar alle (Custom)."

Vælg "Svar alle (Custom)" og brug knappen Down for at flytte den under "Send / Receive (IMAP / POP)."

Klik på OK.

Du kan ændre ovenstående trin for at eliminere knappen Besvar alle sammen ved at oprette kun en ny gruppe med navnet Respond (Custom), der mangler alternativet Besvar alle. I alle tre versioner af Outlook kan du stadig svare på alle ved at trykke på Ctrl-Shift-R eller ved at klikke på Handlinger> Besvar alle i Outlook 2003 og 2007.

I december 2002 beskrev CNETs Rob Lightner Microsofts gratis NoReplyAll add-on til Outlook 2010, som lader afsenderen af ​​en besked deaktivere svar til alle og videresende funktioner for meddelelsen. Som Rob forklarer, indeholder programmet en funktion, der lader dig deaktivere svar alle for alle de beskeder, du modtager.

Relaterede historier

• Det værste 'Svar alle' af alle?
• 5 måder at undgå at trække en Petraeus
• Leahy lover ingen garanti for e-mail-adgang til feds

Desværre fungerer tilføjelsen kun for modtagere på samme Exchange-domæne. Ligeledes virker Outlook's hent-send-besked funktion kun med Exchange-konti; Outlook-supportwebstedet forklarer, hvordan meddelelsen hentes i Outlook 2003.

Gmail giver dig en bedre chance for at annullere et utilsigtet svar til alle ved at bruge tjenesten 'Fortryd Send'. For at aktivere det, skal du klikke på tandhjulsikonet øverst til højre i hoved Gmail-vinduet, vælge Indstillinger, og under fanen Generelt skal du markere Aktiver Fortryd Send. Klik på knappen Gem ændringer i bunden af ​​indstillingerne for at aktivere indstillingen.

(Hvis du ikke kan se Annuller send-indstillingen, skal du klikke på fanen Labs og aktivere den der.)

Desværre er den maksimale opsigelsesperiode kun 30 sekunder (de andre tre muligheder er 5, 10 og 20 sekunder). I mange tilfælde er et halvt minut langt nok til at indse, at du valgte den forkerte svarmulighed og undgå at have noget 'splainin' at gøre.

Indstil Outlook for at forsinke alle de beskeder, du sender

Du kan tilføje en beskedforsinkelsesfunktion til Outlook ved at oprette en regel, der automatisk gashandler e-mail, der sendes til bestemte adresser eller til alle modtagere. I april 2008 beskrev jeg, hvordan man opretter en forsinkelsesregel i Outlook 2003 og 2007.

Regelskabelsesprocessen er den samme i Outlook 2010, selv om trinnene for åbning af reglerguiden er forskellige: Klik på Filer> Info> Administrer regler og advarsler for at få reglen til at gå i det pågældende program.

Gratis program tilføjer et 'svar på alle' advarsel til Outlook

Meget af den sorg, der skyldes utilsigtede svar på alle, kunne afværges af en automatisk "Vil du virkelig?" bekræftelse. Ja, jeg forstår, hvor forværrende det kan være at skulle klikke på sådanne advarsler, når du har travlt med at komme til slutningen af ​​din arbejdsdag. Når man bombarderer med pop op-advarsler, klikker folk ofte gennem dem uden at betale dem noget.

Men det her er din jobsikkerhed, vi taler om her. Hvis du bestemmer risikoen for, at din besked når de forkerte personer, er større end dit behov for hurtig afsendelse, skal du downloade og installere IvaSofts gratis TuneReplyAll add-on til Outlook 2010.

Når du har installeret programmet på din pc, skal du aktivere det manuelt via Outlook 2010s tilføjelsesindstillinger. Klik på Filer> Valg> Tilføjelser, og vælg TuneReplyAll i listen over tilføjelser. Vælg knappen Tilføjelsesindstillinger. Programmets valgmuligheder vises under fanen TuneReplyAll.

Når tilføjelsen er aktiveret, vises en advarsel, når du vælger Besvar alle, om du virkelig vil have alle meddelelsens modtagere til at modtage dit svar. Nej-knappen er valgt som standard, så trykke på Enter annullerer svaret-alle handling. Du skal klikke på Ja-knappen for at bekræfte svaret til alle (eller tryk på Tab og derefter Enter).

TuneReplyAll lader dig også udelukke din egen adresse, når du svarer til alle. Du kan indstille programmet til automatisk at tilføje din adresse i feltet Til :, Cc :, eller Bcc: for alle udgående meddelelser. Jeg testede programmet på en standalone pc (ikke en del af et Exchange-domæne), og det fungerede som annonceret.

Den anden side af svar-alle ligninger er evnen til at svare som standard på alle meddelelsesmodtagere. Gmail Labs bruges til at tilbyde en standardindstilling til alt, der synes at være blevet fjernet - i det mindste var værktøjet ikke tilgængeligt i min Gmail-konto.

Virksomheder synes at bevæge sig i den modsatte retning: mod svigtende svar på alle, som Mike Rosenwald rapporterede i sidste måned på Businessweek.com.

Ifølge medarbejdere hos organisationer, der har handicappede, svarer alle i deres e-mail-systemer, er funktionen absolut ikke gået glip af.