Seks måder at arbejde hurtigere på i MS Outlook

Organisationer store og små er afhængige af Word-dokumenter, Excel-regneark og PowerPoint-præsentationer for at få jobbet gjort. På nogle måder er Outlook den fattige fætter af de tre højt profilerede Office-apps. Men den sande arbejdshest i Microsofts allestedsnærværende suite er den hemmelige e-mail / kontakt manager / opgaveplanlægger.

Disse seks tips til Outlook 2010, 2007 og 2003 giver dig mulighed for at bruge mindre tid på genåbning af arkiverede meddelelser, jogge din hukommelse om påmindelser, trække filer for at sende dem som vedhæftede filer, tilføje udtryk til stavekontrollen, rydde plads på proceslinjen og forbedre din liste over klikbesparende tastaturgenveje til Outlook.

Arkiver en mappes meddelelser på din tidsplan

Mange mennesker har ikke brug for at arkivere deres Outlook-e-mail, og i stedet vælge at slette gamle beskeder eller bare lade dem ophobes. De fleste organisationer dækker imidlertid størrelsen af de enkelte Outlook-konti, så du kan få en meddelelse fra IT-folks til at arkivere nogle af dine gamle e-mail.

Arkivering kan forhindre mappeopblussen, men hentning af arkiverede meddelelser tager længere tid end genåbning af ikke-arkiverede beskeder. Du skal muligvis have nem adgang til meddelelser, der er ældre end Outlooks standardindstillinger for automatisk arkiv alder på 6 måneder. Det er nemt at forsinke alle Outlook-arkiver eller programmets arkivering af bestemte mapper og meddelelser.

(Bemærk, at Outlook 2010's Clean Up-funktion automatisk fjerner, hvad den identificerer som overflødige meddelelser i valgte mapper. Det er ikke det samme som arkivering af gammel e-mail.)

For at aktivere automatisk arkivering af post i en bestemt mappe, højreklik på mappen og vælg Egenskaber> AutoArchive. Som standard kører arkivet hver 14 dage og gælder for meddelelser, der er ældre end seks måneder. Hvis du vil ændre standardindstillingerne, skal du vælge knappen Standardarkivindstillinger for at åbne dialogboksen AutoArchive. Her kan du ændre hyppigheden af arkivering, længden af tidsmeddelelser forbliver uarkiveret og placeringen af din archive.pst-fil.

For at tilpasse en enkelt mappes arkivindstillinger skal du højreklikke på det, vælge Egenskaber> AutoArchive, vælg "Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger", og foretag dine valg. For at forhindre en individuel besked fra at blive arkiveret, skal du åbne den og klikke på Arkiv> Info> Egenskaber i Outlook 2010 og 2007 eller Fil> Egenskaber i Outlook 2003. Kontroller "Ikke automatisk arkiver denne vare."

Gør dine påmindelser mere informative

Outlook giver dig mulighed for at tildele bestemte meddelelser til en farvekodet kategori eller markere dem med et opfølgningsflag. Selv med disse visuelle signaler kan du få brug for hjælp ved at huske meddelelsens betydning. For at tilføje en beskrivelse, der vises ved siden af flagget, når du åbner beskeden, skal du vælge Følg op> Tilpasset og indtaste et ord eller en forklaring.

For at tilføje en påmindelse, der også vises i dine opgaver og kalender, skal du højreklikke på meddelelsen og vælge Følg op> Tilføj påmindelse. I feltet "Flag til" skal du tilføje en beskrivelse af opfølgningen. Denne tekst vises øverst i meddelelsen sammen med andre oplysninger om påmindelsen.

Den hurtige måde at sende en filvedhæftning på

Den typiske tilgang til at vedhæfte en fil til en e-mail er at åbne en ny besked, vælge ikonet for papirclips og navigere til filen i det mappevindue, der vises. Hvis du er i Windows Stifinder eller et mappevindue, kan du højreklikke på filen og vælge Send til> Mail modtager, som åbner en ny besked i dit standard e-mail-program.

Du kan muligvis spare endnu mere tid ved at trække filen direkte ind i din Outlook-indbakke, som også åbner en ny besked med den automatisk vedhæftede fil.

Tilpas Outlook stavekontrol

Stavefejl er ligefrem uprofessionelt, hvilket gør Outlook's stavekontrolfunktion uundværlig for de fleste. Ingen stavekontrolordbog indeholder alle de ord, du sandsynligvis vil bruge regelmæssigt i dine korrespondancer. Du kan gøre Outlook's stavekontrol mere præcis ved at tilføje navne og vilkår, du bruger ofte. I Outlook 2010 og 2007 skal du vælge Filer> Valg> Mail> Staveord og Autokorrektur> Brugerdefinerede ordbøger> Rediger ordliste. Tilføj dine nye vilkår en ad gangen og klik OK to gange.

I Outlook 2003 skal du klikke på Værktøjer> Indstillinger> Stavning og vælge knappen Rediger under "Rediger brugerdefineret ordbog." Klik gennem advarslen, tilføj eventuelt de nye vilkår til Custom.dic-filen, klik på Filer> Gem og derefter på Filer> Afslut. (OK, dette tip kan ikke spare dig meget tid, men det kan få dig til at se bedre ud.)

Microsoft giver flere oplysninger om brugerdefinerede ordbøger i Outlook og andre Office 2010-apps på webstedet for Office Support.

Minimer Outlook til meddelelsesområdet

Midway gennem din arbejdsdag kan din proceslinje blive temmelig overfyldt med minimerede applikationer, selvom du vælger muligheden for at gruppere flere åbne vinduer efter program. (For at indstille denne indstilling skal du højreklikke på proceslinjen, vælge Egenskaber> Aktivitetslinje og vælge "Altid kombinere, skjule etiketter" i rullemenuen ud for "Opgavelinjeknapper".)

Du kan tage Outlook ud af proceslinjeblandingen ved kun at placere det minimerede ikon i meddelelsesområdet. For at gøre det skal du højreklikke på ikonet Outlook i meddelelsesområdet og vælge Skjul når minimeret. Outlook vil fremover minimere kun til meddelelsesområdet i stedet for på proceslinjen.

Skift hurtigt til en anden Office-app

Hvis du har en Office-app åben, er det sandsynligt, at du i sidste ende skal gøre noget arbejde i en anden. Du kan åbne et nyt Word-dokument, Excel-regneark, PowerPoint-præsentation eller anden type fil fra Outlook ved at trykke på Ctrl + Shift + H. Denne tastaturgenvej åbner dialogboksen Ny Microsoft Office Document. Vælg bare den ønskede type fil, og klik på OK.

Microsoft Office-webstedet indeholder snesevis af tastaturgenveje til Outlook 2010, Outlook 2007 og Outlook 2003. Her er genveje til e-mail:

Skift til Indbakke: Ctrl + Skift + I

Skift til Udbakke: Ctrl + Skift + O

Vælg konto for at sende besked fra: Ctrl + Tab (fokus på Til linje), og tryk derefter på knappen Konti

Send: Alt + S

Besvar en besked: Ctrl + R

Besvar alle til en meddelelse: Ctrl + Shift + R

Marker en meddelelse som ikke uønsket: Ctrl + Alt + J

Vis blokeret eksternt indhold (i en meddelelse): Ctrl + Shift + I

Post til en mappe: Ctrl + Shift + S

Check for ny mail: Ctrl + M eller F9

Gå til næste besked: Op-pil