Få forretningsmæssige ressourcer er lige så værdifulde som din liste over kontakter. Det er ikke underligt, at virksomheder som Twitter og iPad appleverandørsti forsøger at få deres hænder på deres kunders kontakter - med eller uden deres udtrykkelige tilladelse.

Relaterede historier

• Flett dine Gmail- og iPhone-kontakter
• Synkroniser kontakter og kalendere mellem Outlook, Gmail og iPhone
• Synkroniser kontakter mellem Thunderbird, Google
• Synkroniser Gmail og Outlook-kontakter automatisk
• Utility fusionerer duplikat Outlook-kontakter

Kontakter er som kaniner: De har tendens til at formere sig, når de kommer sammen.

I det forløbne år er min Gmail-kontaktliste vokset med 50 procent, for ikke at nævne de mange opdateringer og ændringer i eksisterende poster. Kontakt-synkroniseringsprogrammer lover at holde oplysningerne i flere adressebøger up-to-date, men de programmer, jeg har forsøgt at oprette så mange duplikater, er mere problemer end de er værd.

Du kan spare tid på lang sigt ved at foretage manuelle touch-ups til en enkelt master kontaktliste og derefter eksportere den opdaterede adressebog til dine andre enheder. Start med at rydde op kontakter i Gmail eller Outlook, før du importerer listen til din iPad, iPhone eller online adressebog.

Fjern dubletter, opdater forældede kontakter i Gmail og Outlook

Microsofts supportwebsted beskriver dine muligheder for håndtering af dublette poster, når du importerer kontaktlister til Outlook. Når duplikaterne er på listen, skal du slette dem manuelt ved at sortere dem efter navn, e-mail-adresse eller andet felt, Ctrl-valg af dupes og trykke på Slet.

Gmail automatiserer duplikat-kontakt fjernelse. Klik på Mere i Kontakter-vinduet, og vælg Find og føj duplikater. Et vindue dukker op noterer duplikaterne. Klik på knappen Flet sammen for at få Gmail til at kombinere oplysningerne i duplikaterne i enkeltopførsler for hvert navn eller e-mail-adresse. Afhængigt af antallet og indholdet af kontakterne kan de resulterende poster gentage de samme oplysninger i flere felter.

Da jeg kørte Gmail's duplikat-fjerner, blev min kontaktliste skåret i halvdelen til 625 indgange. Det tog cirka en halv time at manuelt slette de resterende dubletter og fjerne forældreløse poster. Listen svævede derefter omkring 600 adresser. Jeg tilbragte yderligere 30 minutter opdatering af oplysningerne med nye og ændrede telefonnumre og adresser fra min iPhone, hvilket er hvor de fleste ændringer registreres først.

Endelig klikker du på Mere> Eksporter, vælg den gruppe, du vil eksportere, i rullelisten øverst i vinduet, vælg en af ​​de tre eksportformater (Google, Outlook eller VCard til Apples adressebøger og andre apps). og klik på Eksporter.

Som jeg nævnte ovenfor, mangler Outlook en automatisk måde at slette dublette poster, selvom add-ons som f.eks. Det gratis Outlook Duplicate Items Remover løfte om at udføre jobbet. (Jeg skrev om ODIR i et indlæg fra juni 2008.)

Du vil sandsynligvis bruge mere tid og kræfter til at downloade og installere et tilføjelsesprogram, end du blot ville slette de dobbelte Outlook-kontakter manuelt ved hjælp af sort-og-Ctrl-klikmetoden. Opdater derefter kontaktpersoner med de nye poster og ændret information fra din telefon, eller hvor du optager nye numre og adresser, som du lærer om dem.

Hvis du vil eksportere Outlook's kontakter, skal du klikke på Filer> Importer og eksporter og gennemgå guiden, som beskrevet på Microsofts supportwebsted.

Flyt din nye kontaktliste til en iPhone eller iPad via iTunes

For at tilføje kontakter, der eksporteres fra Outlook eller Gmail til en iPhone eller iPad, skal du slutte enheden til en pc eller Mac, åbne iTunes, vælge enheden i venstre rude og klikke på fanen Info. Indstillingerne under Sync Adressebogskontakter giver dig mulighed for at synkronisere nogle eller alle kontakter med Google eller Yahoo. Under Avanceret nederst på skærmen er der mulighed for at erstatte kontakterne på enheden med listen fra computeren.

Udskiftning af iPhone / iPad-kontakterne med den rene version på pc'en eller Mac'en undgår de duplikater, der i sidste ende skyldes synkronisering af de forskellige lister - i det mindste de fleste af dupes. Ved testning af denne funktion fandt jeg ud af, at der altid var en eller to flere poster på iPad eller iPhone, end der findes i den oprindelige liste.

Hvis du har en iCloud-konto, kan du indstille iPhone eller iPad til at synkronisere kontakter med de pågældende tjenester via enhedens indstillinger for indstillinger. Vælg Mail, Kontakter, Kalendere, og vælg Tilføj konto. Vælg iCloud, indtast kontooplysningerne og gå gennem registreringsguiden. Vælg de tjenester, du vil aktivere (herunder Kontakter), og tryk på Gem.

Jeg kunne ikke nå mit mål om at have identiske kontaktlister i Gmail, Outlook, min Macs adressebog, min iPhone og min iPad, men jeg kom temmelig tæt: da jeg blev færdig med rengøring af tre timers varighed, eksporterede, og importen havde de fem arkiver hver mellem 597 og 605 poster. Det er tal, jeg kan leve med.