Funktionen print-to-PDF i OS X er praktisk til hurtigt at bevare et dokuments layout i PDF-formatet, så det kan ses på de fleste computere og tablets. Hvis du gerne vil sende nogen et formateret dokument, der indeholder følsomme oplysninger, kan du måske tilføje trin til at beskytte det med en adgangskode.

For at gøre dette kan du bruge et containerformat som en ZIP-fil eller et krypteret diskbillede (ved hjælp af Disk Utility-programmet i OS X); Men det kan være lidt besværligt at styre, både for afsenderen og modtageren.

Et alternativ er at sende PDF-filen som en krypteret PDF-fil med et kodeord, der skal indtastes af modtageren, før PDF-filen kan læses.

Der er ikke en særlig mulighed for at udskrive et dokument til et krypteret PDF-format i OS X, men proceduren er enkel nok:

1. Brug PDF-menuen i udskriftsdialogboksen og vælg "Åbn PDF i Preview."
2. Tryk på Command-S for at gemme PDF'en.
3. I dialogboksen Gem, skal du klikke på afkrydsningsfeltet "Krypter" og angive et kodeord for PDF'en, og gem derefter det til skrivebordet (eller lignende placering).
4. Klik nu på knappen Deling værktøjslinje i preview og vælg Email-indstillingen.

Denne handling vil oprette den krypterede PDF og giver en relativt nem måde at vedhæfte den til en ny e-mail-besked. Men hvis du bruger denne funktion regelmæssigt, vil du måske have en lidt mere strømlinet tilgang.

Heldigvis understøtter OS X en mulighed for brugerdefinerede print plug-in-arbejdsgange, som du kan bruge til at kryptere en PDF direkte fra PDF-menuen i dialogboksen. For at gøre dette skal du åbne Automator-programmet (i mappen Programmer) og følge disse trin:

1. Opret en ny arbejdsgang.
2. Vælg "Print Plugin" som den type workflow, der skal oprettes.
3. Find "Krypter PDF-dokumenter" -handlingen, og træk den til arbejdsområdet.
4. Klik på knappen Valg for denne handling, og kontroller muligheden for at "Vis denne handling, når workflow kører."
5. Find "New Mail Message" -funktionen, og træk den til arbejdsgangen under krypteringshandlingen (du kan eventuelt bruge funktionen "Tilføj vedhæftede filer til frontmeddelelse" eller få det i en separat arbejdsgang).

Gem arbejdsprocessen med et navn som "Mail Encrypted PDF", og du bør være god at gå. Nu, når du udskriver et dokument, kan du vælge denne arbejdsgang fra PDF-menuen, og efter at du har angivet adgangskoden, genererer systemet det sikrede PDF-dokument i en ny e-mail-besked.