Selv om store lagerkapaciteter fra e-mail-udbydere gør det nødvendigt at administrere lageret mindre af et problem i disse dage, er der tidspunkter, hvor folk stadig kan gå ind i lagergrænser eller skal rydde ud tusindvis af meddelelser, der snutter deres indbakke. Dette kan især være tilfældet, hvis en lagringsplan ændrer sig til et mindre niveau, som det er tilfældet med Apples grundlæggende iCloud-opbevaringsplan for personer, der overgik fra MobileMe.

Hvis du skal slette e-mail-meddelelser for at frigøre plads i din indbakke, kan du gøre det manuelt ved først at klikke på kolonnen Størrelse i Mail for at sortere dine meddelelser efter størrelse (inklusive vedhæftede filer) og derefter gradvist slette eller flytte dem til en lokal postkasse for at frigøre plads på din konto.

Den anden tilgang er at arkivere dine meddelelser og derefter slette dem fra din indbakke, hvilket kan gøres ved enten at højreklikke postkassen og vælge Eksporter postkasse og derefter slette dine gamle beskeder efter at have gemt postkassen. Alternativt kan du arkivere dine beskeder ved at vælge en eller flere (eller klik på en meddelelse i listen og tryk på Command-A for at vælge dem alle) og derefter kontrol-klikke eller højreklik på markeringen og vælg Arkiver fra kontekstmenuen, hvilket skal komprimere dem og flytte dem til en arkiv-postkasse på din Mac.

Den sidste tilgang er at manuelt arkivere dine meddelelser ved hjælp af en Mail-regel, der flytter gamle beskeder til en lokal postkasse, som fjerner meddelelserne fra din online-konto og gemmer dem lokalt på din Mac. Denne tilgang ligner arkivering, med den undtagelse, at det giver dig mulighed for at tilpasse typer meddelelser til arkivering og hvor de skal gemmes, i stedet for at bruge en bestemt arkivpostkasse. For at gøre dette skal du først oprette en ny postkasse (kald den "Old Mail", "Archive" eller noget lignende) og sørg for, at den er oprettet på stedet på min Mac. Gå derefter til Mails præferencer og opret en ny regel (kald det "Gamle elementer" eller noget lignende). Derefter ændres betingelsen til "hvis alle følgende betingelser er opfyldt" og indstiller betingelserne for dine arkiverede meddelelser.

Mens du kan vælge vilkår, som passer til dine behov, er det muligt at arkivere meddelelser, der er større end en uge eller en måned gammel, en opsætning, der kan fungere godt. For at gøre dette skal du vælge Alle meddelelser som en betinget post og derefter vælge Dato modtaget som anden betingelse og indstille den til den specifikke tidsramme (dvs. større end 30 dage gamle). Vælg derefter Flyt besked i afsnittet Handlinger, og vælg den nyoprettede postkasse på din Mac for at flytte dem til.

Når du er færdig, skal du gemme reglen ved at klikke på OK; Du kan nu arkivere ethvert udvalg af e-mail-meddelelser ved at køre reglen på den. Den ene advarsel til denne tilgang er, at regler kun kører automatisk på nye meddelelser; Derfor er du nødt til at påberåbe det manuelt på et udvalg af meddelelser for at denne regel skal arbejde på eksisterende meddelelser. Hvis du vil gøre dette for alle meddelelser i en postkasse, skal du vælge en postkasse og trykke på Kommando-A for at vælge alle meddelelser i den, efterfulgt af at vælge Anvend regler fra menuen Beskeder (eller tryk på Option-Command-L) og alle der er ældre end fald i regelens angivne tidsramme skal flyttes fra den aktuelle postkasse til din angivne arkivpostkasse.