Det er nemmere end nogensinde at sørge for, at kopier af dine vigtigste optegnelser, dokumenter, fotos, videoer og andre personlige data kan læses / ses / afspilles længe efter at hardware og software, der bruges til at oprette filerne, har bidt støvet.

De fire nøgler til sikker dataregistrering er at vælge filformater, der ikke bliver forældede, bruge lagermedier, der ikke vil blive forringede eller blive utilgængelige, gemme flere kopier, og kontroller dine arkiverede data regelmæssigt for at sikre, at de stadig er læsbare.

Må ikke sidde fast med forældede datformater

De fleste af de filer, du vil arkivere, er sandsynligvis i proprietære formater, som f.eks. Microsoft Office's .doc, .xls og .ppt for Word, Excel og PowerPoint. På trods af ubiquity af software og tjenester, som lader dig læse og redigere Office-filer uden Office-appen, der bruges til at oprette dem, bliver disse formater forældede en dag - måske tidligere end du måske tror.

Selvom du arkiverer filer i deres originale proprietære formater, er det en god ide at gemme en anden version af filerne, der er konverteret til et standardformat. Det er den tilgang, der er taget af arkivmatikens arkivmatiske arkivservice, der opretholder det originale filformat, men konverterer også filerne til passende "bevarings" og "adgang" -formater.

For eksempel konverterer Archivematicas medietypebeskyttelsesplaner .doc, .rtf og .wpd tekstbehandlingsfiler til XML-baseret Open Document Format (ODF) til bevarelse og til Adobes PDF til visning. På samme måde gemmer systemet .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga og .tiff rasterbilledfiler som ukomprimerede TIFF'er til konservering og som JPEG'er til visning.

Archivematica-systemet er stadig meget under udvikling, men du kan downloade alfa-versionen af ​​den gratis arkiveringssoftware til brug på et virtuelt apparat, en levende USB-nøgle eller en levende dvd.

For at genbruge den bedste måde at sikre, at dine arkiverede filer bliver læsbare, mens de opretholder deres oprindelige formatering og andre attributter, er at gemme dem i deres oprindelige format og i mindst et andet generisk åbent format. Dette giver dig mulighed for at åbne, se og redigere filerne i det program, der bruges til at oprette dem, hvis det er tilgængeligt, og få adgang til dataene i en mere grundlæggende form, hvis den proprietære software ikke er tilgængelig.

Find et opbevaringsmedium med ben

Hvis du spekulerer på, hvor længe dataene på dine cd'er og dvd'er vil vare, er du ikke alene. Selv eksperterne kan ikke være enige om det optiske medies forventede levetid - og det samme gælder magnetiske bånd og diske. (X Lab tilbyder en detaljeret diskussion af optisk medie-levetid, herunder en kort beskrivelse af ISO-standarderne for test af optiske medier.)

Den generelle konsensus er, at CD-R'er skal vare mellem 30 og 50 år, DVD-R'er mindre end det, og CD-RW'er og DVD-RW'er endnu mindre. Tilsvarende kan bånd og harddiske forventes at være læsbare i 10 til 30 år, mens bærbare diske, USB-drev og andre solid state-lagerenheder kan overleve i halvdelen af ​​tiden, måske.

Men det er bare tal. Hvem vil have tillid til deres vigtige data til sandsynligheder? Fakta er, at ethvert lagermedium kan svigte når som helst. Derfor skal du arkivere data på mere end et medium og kontrollere dine arkiver regelmæssigt for fejl (mere på disse punkter nedenfor).

To af mine foretrukne arkiveringsindstillinger er de ældste og de nyeste: henholdsvis papir og online. Mens du udskriver dine arkiver, er det ikke miljøvenligt, er det svært at slå den forventede levetid for korrekt lagrede papiroptegnelser. Selvfølgelig kan det være en udfordring at finde bestemte filer i et papirarkiv, og papirarkiver er ikke let at konvertere.

Hvis søgbarhed og let tilgængelighed er vigtige, er online dataregistre et godt valg. Tjenester som SpiderOak og Microsofts SkyDrive gør det nemt at gemme kopier af dine vigtige filer i skyen, hvor de kan hentes fra enhver browser. (Jeg beskrev SpiderOak og to andre gratis krypterede online storage-tjenester i et indlæg fra juni 2009.)

Mere end et arkiv, mere end et sted

Lagring af dit dataregister online overtræder to regler for sikker opbevaring: Du har ikke fysisk adgang til den hardware, filerne gemmes på, og du er modtagelig for den økonomiske sundhed af den service, du bruger. Hvis tjenesten går under, er der ingen garanti for, at du vil kunne hente dine data, og du er nødt til at stole på serviceens evne til at opretholde og sikkerhedskopiere lagringsservere.

Nøglen er at undgå at sætte alle dine arkivæg i en kurv. Brug en kombination af medie- og filtyper, når du arkiverer vigtige data for at øge chancerne for, at oplysningerne vil være tilgængelige godt ind i fremtiden. Og da nye arkivmedier udvikles og vist sig at være praktiske, skal du konvertere dit arkiv til en af ​​disse former.

En anden meget vigtig arkivreguleringsregel: Gem altid mindst én kopi af dine arkiverede data et andet sted end dit hjem eller kontor. Dette er et område, hvor onlineopbevaring er praktisk.

Planlæg regelmæssige arkiv kontrol

I de sidste par år har jeg brugt en god del af min fritid ved hjælp af den gratis Audacity audio software til at konvertere flere tusinde sange på flere hundrede lydkassetter til MP3'er. Nogle af båndene blev lavet så langt tilbage som i midten af ​​1970'erne, men de fleste dateres fra 1980'erne og begyndelsen af ​​1990'erne.

De fleste af de købte bånd i min samling er nu uafspilelige, men jeg har haft meget bedre held med de hjemmelavede optagelser. Faktisk lagde jeg et stykke tape i 1976 til en god del af sit tidlige liv gemt i mit gamle VW-bug - gennem frysende temperaturer og blærende varme - men det lød helt nyt, da jeg konverterede sine sange til digital (tak, TDK !)

Når det kommer til dine vigtige digitale filer, kan du ikke stole på held. Kom i vane med at åbne en håndfuld filer i dine forskellige arkiver med jævne mellemrum. Hvis de ikke er tilgængelige, graver du en af ​​dine andre sikkerhedskopier og laver en anden arkivkopi ved hjælp af kendte gode versioner af filerne. Det er trods alt værd at spare godt.