Når en virksomhed lige er begyndt, og dens grundlæggere skal udfylde nogle administrative huller billigt, kan enkle webapplikationer fylde tomrummet. De apps, vi skal se på her, er ikke altid gode for store organisationer; Faktisk er flere designet specielt til mindre virksomheder, der har brug for enkle, men robuste løsninger til fælles forretningsbehov.

Administrer projekter med Basecamp

Når et firma begynder at servicere flere kunder, skal det håndtere logistik og sikre, at medarbejderne gør hvad der forventes af dem. Det er her, hvor Basecamp kommer ind.

Basecamp er ikke kun en simpel online projektkoordinator, det er den bedste af sin slags på nettet. Når du tilmelder dig, kan du straks begynde at oprette projekter og dele dem med medarbejdere. Siden indeholder funktioner til oprettelse af opgaver, evnen til at dele filer, sporing af projekt fremskridt, tidssporing for at se, hvilke medarbejdere der har arbejdet med projektet og mere. Basecamp leverer i det væsentlige en komplet end-to-end projektstyringstjeneste, der giver dig mulighed for at se, hvor godt din virksomhed udfører hvert trin i vejen.

Oprettelse og overvågning af projekter i Basecamp kunne ikke være nemmere. Men Basecamp er ikke gratis. Den grundlæggende udgave koster $ 24 per måned og giver brugerne mulighed for at oprette og spore 15 projekter samtidig og opbevare op til 3 GB data. Planerne går derfra til $ 149 pr. Måned, hvilket giver mulighed for et ubegrænset antal projekter, 50 GB lagerplads og tidssporing (de andre planer tilbyder ikke tidsporing). Hvis du leder efter noget enkelt og effektivt til at styre dine projekter, er Basecamp pengene værd.

Tag alle dine noter med Evernote

At komme i gang med at tage noter og kategorisere dem er svært og for tidskrævende. Evernote er et godt værktøj til iværksættere, der ønsker at holde alle deres visuelle og tekstnotater organiseret.

Evernote kommer i to varianter - gratis og premium. Den gratis version giver dig mulighed for at tage noter, snap fotos og indsamle websider ved hjælp af en pc eller en Mac. Når du er færdig, kan du uploade dem til Evernote-serveren, som derefter udfører rudimentær OCR på dine billeder, hvilket gør det nemt at finde, når du udfører en søgning. Premium-versionen, der koster $ 5 pr. Måned, tilbyder 500 MB månedligt lager (den gratis version har kun 40 MB lagerplads), bedre sikkerhedsfunktioner og evnen til at synkronisere enhver filtype til andre computere eller mobiltelefoner.

Evernote virker meget godt. Jeg bruger den til at tage noter og fra tid til anden uploader jeg lyd og billeder og inden for få minutter er dataene kategoriseret ud fra de oplysninger, den indeholder. Hvis jeg for eksempel søger efter "Windows XP" i min Evernote-konto, viser den straks alle tekstfiler og lydklip, der nævner Windows XP. Jeg er konstant forbløffet over, hvor nemt det er at finde mine rodet noter.

For erhvervslivet er Evernote et ideelt værktøj. Det gør det nemt at holde møde minutter, og hvis du vil optage konferenceopkald til evaluering senere, kan du bruge Evernote til at hjælpe dig med at jogge din hukommelse. I grunden er Evernote en anden administrativ assistent på kontoret. Den eneste forskel er, at det er gratis, hvis du ikke har brug for fuld support, eller $ 5 per måned, hvis du vil have alle funktioner. For et firma, der ønsker at sikre alt, hvad de gør, er organiseret godt, er det ingenting.

FreshBooks til fakturering

Der er mange faktureringstjenester på internettet, og hver tilbyder sin egen blanding af brugbarhed og anvendelighed til en virksomhed. Men hvis du leder efter noget simpelt, der gør det nemt at overvåge dine faktureringscykler, er FreshBooks et godt sted at starte.

FreshBooks gør det nemt at styre kunder, projekter og vigtigst af alt, fakturaer. Værktøjet genererer tilbagevendende fakturaer og regner automatisk kunder. Endnu bedre, det er relativt overkommeligt: ​​Du kan ikke betale noget, hvis du har brug for grundlæggende fakturering eller betale op til $ 149 pr. Måned, hvis du vil have flere medarbejdere adgang til kontoen.

Da jeg begyndte at bruge FreshBooks, ved at kende alle de funktioner, den tilbyder, forventede jeg store ting fra værktøjet. Og heldigvis var jeg tilfreds. Bortset fra at kunne importere fra og eksportere til QuickBooks og CSV-filer, integreres værktøjet automatisk med betalingsbehandlingsløsninger som PayPal, og dets design gør det hurtigt og nemt at fuldføre dine faktureringsopgaver. Faktisk fandt jeg, at jeg kunne skabe fakturaer og sende dem til kunder på langt mindre tid end at udvikle rudimentære fakturaer selv i Word og sende dem til kunder på den måde.

Hvor FreshBooks virkelig skinner er i sin sporing. Hvis du bruger et rå system til fakturering, har du sikkert problemer med at huske, hvornår eller hvis du blev betalt. FreshBooks eliminerer dette problem og giver en menulindue med udestående betalinger og historiske betalinger, så du ved, hvornår penge kommer ind. Og hvis du er bekymret for udseendet af din faktura, kan du tilpasse det som du vil og endda indtaste dit firma logo.

FreshBooks er et fantastisk faktureringsværktøj, som jeg faktisk kan lide bedre end den funktion, der er indbygget i QuickBooks. FreshBooks er simpelt, det er overkommeligt, og vigtigst af alt er det nyttigt.

Spor medarbejdere med InOut Board

Vil du vide, hvornår dine medarbejdere kommer ind på kontoret? Vil du vide, hvornår de forlader om natten? I så fald skal du ikke se mere end online versionen af ​​InOut Board.

InOut Board sporer medarbejderstatus (uanset om de er på kontoret), deltagelse, kalendere og endda deres telefonbeskeder ved hjælp af en gratis Windows-baseret sporingsagent. Værktøjet indeholder også en virksomhedsbaseret instant messaging platform, så virksomhedens medarbejdere kan chatte med hinanden uden at bruge tjenester som AIM eller Google Talk.

Når implementeret, vil InOut Board tillade dig at tilføje medarbejdere til systemet og begynde at spore deres status. Når medarbejderne kommer ind på kontoret om morgenen, kan de indtaste, hvornår de ankom, og bruge InOut Board til løbende at opdatere systemet på, hvad der sker i deres dag. Ledere kan også hemmeligt spore status for medarbejderne for at sikre, at de arbejder og ikke gør ting, de ikke bør, mens de er på kontoret. Vi elsker ikke denne funktion.

InOut Board er et ideelt sporingsværktøj til et lille firma, fordi det er let og giver den grundlæggende information, som ledere kræver. Online-versionen er gratis i 30 dage, og hvis du beslutter dig for at bruge den, skal du betale $ 9, 95 pr. Måned for 10 brugerlicenser eller op til $ 349, 95 pr. Måned for 2.000 brugerlicenser.

I øjeblikket til medarbejderkommunikation

I øjeblikket er, for manglen på en bedre analogi, Twitter med grupper, for virksomheder. Vi synes, det er det bedste af "work Twitter" produkterne.

I øjeblikket giver virksomhederne de nødvendige værktøjer til at oprette deres egne mikroblogging netværk på kontoret, og det giver ledere mulighed for at adskille alle brugere i grupper. Med andre ord kan virksomheder placere ledelsen i en gruppe og lavere medarbejdere i andre, så der kan diskuteres mellem medlemmer uden bekymring for uvelkomne medarbejdere, der deltager i.

En gang i øjeblikket er deployeret på kontoret, vil medarbejdere, der tilmelder sig det, automatisk flyttes til deres udpegede grupper. De kan alle tale om på et offentligt forum, venner med andre medarbejdere og nyde en virksomhedsorienteret oplevelse, der ligner Twitter. I min test var det nemt at oprette grupper og konversere med andre, og implementering af det kunne ikke være nemmere: brugere skal tilmelde sig, deltage i den respektive firmakonto, og de er klar til at gå.

Men i modsætning til Twitter, er det for tiden ikke nødvendigvis gratis. Hvis du vil have sit enkleste funktionalitetssæt, vil det i øjeblikket ikke koste dig en krone. Men hvis du leder efter avancerede administrative funktioner og evnen til at installere I øjeblikket på din lokale netværksinfrastruktur opkræver firmaet $ 1 pr. Bruger pr. Måned.

Shoeboxed for alle dine kvitteringer

Et af de vigtigste aspekter ved at drive en virksomhed er at holde øje med kvitteringerne, så du kan være sikker på skatte tid, at du er villig til at sende præcise afkast. Og Shoeboxed vil hjælpe dig med at gøre netop det.

Shoeboxed er unik i denne roundup, fordi det kræver noget, de andre ikke gør: nogle offline handlinger. For at kunne bruge tjenesten skal du sende Shoeboxed kvitteringer eller visitkort til virksomheden via snail mail. Når virksomheden modtager dine kvitteringer, vil den scanne dem ind i din konto og gøre dem tilgængelige for dig online, så du ikke mister dem. Det er en pæn idé og en, som du ikke bør overse, hvis du har problemer med at huske hvor du lægger hver kvittering.

Men det bliver bedre. I de seneste uger har Shoeboxed handlet med virksomheder som Evernote, FreshBooks og andre, der giver dig mulighed for at linke dine to konti og sende dine kvitteringer direkte til ovennævnte tjenester. Jeg sendte et par kvitteringer til FreshBooks gennem Shoeboxed og indså, at det var en ideel måde at overvåge min drift på med hensyn til regnskab.

Som de andre tilbyder Shoeboxed en gratis version, hvis du vil have mindre funktionalitet og annoncer, men det er ikke rigtig den bedste løsning. Virksomheden tilbyder også små, klassiske og forretningsmæssige versioner, der er prissat til henholdsvis $ 9, 95, $ 19, 95 og $ 49, 95. Hver tilbyder de samme funktioner som nævnt ovenfor, men varierer afhængigt af grænsen for antallet af kvitteringer, som virksomheden vil scanne. Jeg bruger $ 19, 95 versionen, da det er det mest nyttige for mig. Hvis du har et stort firma, kan du overveje at bruge $ 49, 95-versionen.