Teknologien er distraherende, der er ingen tvivl om det. I stedet for at lade elektroniske gadgets gøre din opmærksomhed væk fra vigtige aktiviteter i din arbejdsdag, skal du bruge dem til at skærpe dit fokus.

Mange tidsstyringsmetoder kræver et multiday-symposium til at mestre. Et simpelt alternativ er Francesco Cirillos Pomodoro Teknik, der er opkaldt efter 25 minutters køkken timer i form af en tomat Cirillo plejede at opretholde sit fokus samtidig med at studere på college i Rom.

I løbet af 25 minutter kan du lære mest af, hvad der er at vide om den enkle Pomodoro tilgang til tidsstyring. Den gratis Pomodoro Technique e-bog (PDF download) tager så længe at læse.

I en nøddeskal oversætter du hver dags aktiviteter og bestemmer antallet af "Pomodoros" eller 25 minutters blokke af tid, du vil bruge på hver; Du kan justere længden af ​​din Pomodoros, men 25 minutter efterfulgt af en 5 minutters pause synes at fungere for mange mennesker. Efter fire Pomodoros tager du en længere pause.

Når du arbejder, sporer du antallet af Pomodoros, som hver opgave faktisk kræver for at fuldføre. I slutningen af ​​dagen sammenligner du dit estimat med dine faktiske resultater for hver opgave. Brug disse oplysninger til at forbedre dine fremtidige skøn.

Talende tomat sporer din arbejdsdag

Flere programmer er blevet skrevet til brug med Pomodoro Technique. Den, jeg afgjorde, er den gratis Pomodoro Timer, et open source-program, der placerer et tomatikon i meddelelsesområdet i Windows; værktøjet er også tilgængeligt til mac og linux.

Pomodoro Timer mangler dokumentation eller hjælp information, så du skal tage den eller forlade den. Når du har installeret programmet, skal du højreklikke på tomatikonet i meddelelsesområdet og vælge Start Pomodoro. Du bliver bedt om at give Pomodoro et navn. Klik på OK for at starte uret.

Vælg Indstillinger i højre-klik-menuen for at åbne dialogboksen, der viser muligheder for ændring af varigheden af ​​hver Pomodoro, justering af programmets advarsler og lydeffekter (du vil helt sikkert fjerne markeringen for "Ticking sound") og navngivning og sporing af din Pomodoros.

Når du arbejder, tæller tiden i den nuværende Pomodoro i meddelelsesområdet i sorte tal. Marker "Vis tidstæller" i dialogboksen Indstillinger for at få vist den tid, der er tilbage i en lille pop-up under det forvarslende sorte nummer.

Håndtering af tidsledelsens archenemi: afbrydelser

Selvfølgelig er arbejdsdage ofte uforudsigelige. Afbrydelser er nogle gange interne, som f.eks. Trang til at tjekke din e-mail, og nogle gange eksterne, som f.eks. En ringende telefon eller et improviseret møde med din chef. Når du afbrydes, skal du pause Pomodoro ved at højreklikke på nedtællingen og vælge Afbryd Pomodoro. Hvis afbrydelsen bliver en opgave, optag den sammen med dagens andre Pomodoros.

På din Pomodoro-logfil registrerer du, hvor hurtigt og vigtigt hver afbrydelse viser sig at være, og hvis det ikke var, prøv at sætte det af i fremtiden, indtil du har fuldført opgaven ved hånden. Målet er at forbedre din evne til at forudsige den tid, forskellige opgaver kræver.

Når du er klar til at gå tilbage til arbejde, skal du vælge Genoptag Pomodoro fra højreklikmenuen.

E-bogen anbefaler at bruge papir til at planlægge hver dags Pomodoros og registrere dine arbejdsgang og afbrydelser. Selvfølgelig kan du lige så nemt bruge et regneark, databasepost eller tekstfil til at spore din arbejdsaktivitet. Jeg brugte min pcs standard tekstredigerer til at oprette min Pomodoro log (lyder som noget, du ville se ved siden af ​​avocado dip ved en fest).

For at få vist statistikker over din tidligere Pomodoros, vælg Statistikker i højreklikmenuen. Pomodoros er opført efter navn, slutdato og varighed sammen med oplysninger om afbrydelser. Du kan sortere posterne i hver kolonne, men du kan ikke eksportere oplysningerne udover at kopiere og indsætte hver enkelt post individuelt.

Jeg har brugt et par dage til at optage og analysere Pomodoros. Processen gik ikke ind på min arbejdsdag. Da de fleste planlægger deres arbejdstid baseret på halvtimes segmenter, var det forventet, at den tid, hver opgave ville tage, var intuitiv. Jeg indspillede kun Pomodoros, da jeg var på mit skrivebord og normalt på computeren. Andre mennesker vil bruge dem til at planlægge møder og mange af deres forretningsmæssige telefonopkald.

Halv time-intervaller viste mig at være for korte. Jeg øgede intervallet til 1 time og pause tiden til 10 minutter. Jeg havde blæst lige forbi pauseindkaldelserne om 25 minutter, men jeg var normalt klar til en kort vejrtrækning efter en time med jævnt arbejde.

Jeg arbejder hjemmefra, så en uventet fordel ved at registrere mine afbrydelser var beslutningen om at dæmpe ringetonen på vores fastnet i løbet af arbejdsdagen. Jeg stoler på min mobiltelefon til arbejde, så næsten alle opkald på fastnet fra 9 til 5 var en robo-call marketing tonehøjde eller aftale påmindelse. (Vores hjemnummer er registreret på alle ikke-opkaldslister, men der er uønskede markedspladser.)

Uanset om du regelmæssigt planlægger og registrerer dine Pomodoros eller gør det kun i et kort øjeblik, vil du sandsynligvis få en meget bedre forståelse for, hvordan du rent faktisk bruger din arbejdsdag som følge heraf. Oplysningerne vil gøre din planlægning mere præcis og kan også angive måder, hvorpå du kan minimere afbrydelser og undgå anden arbejdsdagstid synker.