Søgbare scannere kan være din bedste ven denne skatte sæson

Hvis du er den type person, der smider alle dine kvitteringer i en skobox og så dybt beklager det, når skatperioden kommer rundt (som mig!), Vil du måske få en søgbar scanner.

Søgbare scannere er også scannere, men de har nogle specielle talenter. De kan scanne en hel stak kvitteringer og andre papirer automatisk. Når de har scannet et dokument, skifter disse hjemmekontorværktøjer informationen til en søgbar PDF-fil og sætter den i en computermappe, så det er nemt at finde senere, når du laver dine skatter.

Funktioner at kigge efter

Der er mange forskellige mærker af søgbare scannere på markedet, men der er et par funktioner, som du skal kigge efter:

Trådløst er bedst. Dette giver dig mulighed for at sætte scanneren overalt på dit hjemmekontor uden et spor af usynlige snore.
Vælg en arkmatet scanner, der har en automatisk dokumentføder (ADF), fordi ingen vil scanne hvert dokument manuelt. Mange søgbare scannere - som f.eks. Xerox DocuMate 3220 Sheetfed Scanner - kan automatisk føje og scanne op til 50 dokumenter.
Kontroller arbejdscyklusbedømmelsen. Dette er antallet af scanninger, en enhed kan lave på en dag. Nogle scannere har en arbejdscyklus på omkring 1.000 scanninger, mens andre kan ramme 2.500 scanninger.
Sørg for, at den understøtter flere dokumentstørrelser. Kvitteringerne kommer i alle størrelser, så det er vigtigt at finde en scanner, der ikke kun udfører A4-, A5-, A6-, B5-, B6-, Letter- og Legal-størrelse papirer. Det skal også have foderindstillinger til visitkort og brugerdefinerede størrelser.
Tjek for telefonfunktioner. Nogle scannere - som ScanSnap iX500 Color Duplex Scanner - kan sende scanninger trådløst til din telefon.
Sørg for, at scanneren har dupleksscanning, hvilket betyder at det kan tage begge sider af et dokument på samme tid. Denne funktion vil spare dig for meget tid.

Hvad skal man gøre, hvis man har en almindelig scanner

Hvis du allerede har en almindelig scanner og ikke vil købe endnu en gadget, er der nogle gode nyheder. Du kan gøre dine almindelige PDF-dokumenter søgbare ved at ændre indstillingerne på din scanner, så det gemmer dokumenter i PDF-formular.

Derefter skal du downloade abonnementsversionen af Adobe Acrobat Reader DC ($ 15, £ 15 eller $ 22 pr. Måned) og bruge enhedsoptionen i menuen Funktioner . Hvis du har en ældre version af Acrobat, kan du bruge disse instruktioner til at oprette søgbare PDF-filer.

Opdatering, 5. marts : Denne artikel blev oprindeligt offentliggjort den 19. januar 2016 og er blevet opdateret.