E-mail er den største kontorproduktivitetsforbedring siden opfindelsen af ​​telefonen. E-mail er det største spild af arbejdstid siden kaffemaskinens opfindelse.

I sidste øjeblik har jeg lænet mig mod sidstnævnte proposition. Jeg beregner, at kun en ud af fem af de meddelelser, der gør det gennem Gmails spamfilter i min indbakke, er værd at tage det tid, det tager at åbne og læse dem.

Relaterede historier

• Flett dine Gmail- og iPhone-kontakter li>
• Synkroniser kontakter og kalendere mellem Outlook, Gmail og iPhone
• Flett dine Outlook- og Gmail-kontakter
• Gem Outlook-e-mail til din harddisk
• Fjern vedhæftede filer fra din Outlook-e-mail

Dette omfatter ikke spam Gmail identificerer og blokerer automatisk, som i de senere år er faldet fra mere end 90 procent af alle meddelelser sendt til lidt over 70 procent, ifølge Symantec.

Det er stadig en masse junk clogging Net-o-sfæren og forlænger vores hverdage unødigt. Sådan spenderer du mere tid på at kommunikere og mindre tid brydning med din e-mail-konto.

Nemme-til-e-mail-transkriptioner via Google Voice

De to mest oplagte alternativer til e-mail er den gamle, pålidelige telefon og den ikke-som-gamle, ikke-pålidelige chatbesked. Telefonopkald og chat-meddelelser giver ikke den semi-permanente post, som e-mail-tråde tilbyder, selvom de fleste ledende chat-tjenester og IM-aggregatorer såsom den gratis Adium chat-klient med åben kilde giver dig mulighed for at opretholde en logfil af dine chats.

Facebook-meddelelser og Google Chat giver dig mulighed for at se (og slette) din meddelelseshistorik. Twitter Direct Message gemmer i øjeblikket dine sidste 100 beskeder, der sendes og modtages via den pågældende tjeneste, ifølge Twitter Help Center.

Nuance's Dragon Dictation-app til iPhone, iPad og iPod Touch giver dig mulighed for at optage en talemeddelelse og konvertere den til tekst, som du kan sende via e-mail. (Lignende produkter er tilgængelige fra firmaet til Android og BlackBerry-telefoner.)

Du kan gøre den samme stemme til e-mail-konvertering fra enhver telefon ved at ringe til dit Google Voice-nummer. Tjenesten transkriberer automatisk din talemeddelelse og lader dig derefter sende transkriptionen. Når du har forladt beskeden til dig selv, skal du åbne din Google Voice-konto, klikke på Mere nederst i meddelelsen og vælge Email.

Som standard indeholder den e-mailede transkription en dåsebesked om optagelse og udskrift samt et link til den originale stemmeoptagelse. Hvis du kun vil sende transkriptionen, skal du indtaste modtagerens e-mail-adresse, fjerne markeringen i indstillingen include-a-link nederst i afsendelsesvinduet, og vælg og slet den dåse besked.

Kvaliteten af ​​Google Voice's transkriptionsmotor er hit-and-miss, men de fleste er i det mindste forståelige (hvis nogle gange humoristisk). Mens du ikke nødvendigvis vil sende en sådan transkription til en potentiel klient eller arbejdsgiver, er tale-til-tekst-konvertering egnet til de fleste dagligdags kommunikation.

Kortbeskedstjenester er ikke værd at gøre

Jo længere e-mail-beskeden er, desto mindre sandsynligt er modtageren rent faktisk at læse den. Shortmail-tjenesten begrænser meddelelser til 500 tegn, hvilket er mere end tre gange kvidrens længdegrænse, men stadig temmelig beskedent, især for udsatte e-mail-brugere som din.

Mit oksekød med tjenesten er ikke grænsen for meddelelseslængde, men kravet om at du bruger endnu - en anden e-mail-adresse, denne med adressen "shortmail.com". Du kan bruge dit Twitter brugernavn og logge ind på tjenesten med dine Twitter credentials, som automatisk importerer dine Twitter-kontakter. Du kan også importere kontakter fra andre webtjenester.

En pakke af tjenester med navnet two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es og five.sentenc.es tager en subtil tilgang til at tilskynde e-mail-brevhed. Webstedene beder dig frivilligt begrænse dine meddelelser til det antal sætninger og indsætte et link til webstederne for at forklare sætningsgrænsen og anmode om, at dine modtagere vedtager længdegrænsen.

Jeg er tilbøjelig til at lade e-mail-forfattere fortsætte, så længe de vil vide, at jeg vil læse så meget af deres besked, som jeg finder nyttige eller interessante og spring over resten. Ligeledes kan de mennesker, jeg e-mailer, ignorere nogle eller hele min besked. Det er ikke som om vi bliver opkrævet af ordet (i hvert fald endnu ikke).

Isolér organisationens interne meddelelser

Som jeg nævnte ovenfor, giver Facebook, Twitter og andre populære sociale netværk dig beskeder til individuelle venner og tilhængere. En primær fordel ved sociale netværksbeskeder er det nemme at kontakte nogen uden at skulle logge ind på en anden tjeneste eller, hvis du allerede er logget ind, skal du springe mellem browservinduer. En primær ulempe er at have dine beskeder gemt på flere forskellige steder.

Det er dog ikke så stort et problem for mennesker inden for en organisation. En ven, der arbejder for en populær web-restaurant-reservationsservice, hævder for nylig, at indbakken til sin virksomheds e-mail-konto er næsten tom. Det skyldes, at tjenesten for nylig skiftede til et "virksomheds sociale netværk" for al sin interne kommunikation.

To af de mest populære sådanne tjenester er Yammer og Salesforce.com's Chatter. Begge tjenester bruger organisationens egen webadresse og kommer i gratis og gebyrbaserede versioner. Begge lover også at gå ud over simple messaging for at gøre det nemmere at få fat i din virksomheds kollektive hjernekraft.

Som med enhver ny tjeneste, der lover at øge din gruppes produktivitet, er nøglen at få folk til at bruge det. For mange arbejdere vil alt, hvad der vil reducere den tid, de bruger ved at rydde detritus ud af deres indbakke, være værd at prøve.

Det ser ud til, at en dag ikke går uden indførelse af en ny måde at nå ud til mennesker - enkeltvis eller i grupper - samt at dele filer, koordinere projekter og poste til blogs, blandt andre aktiviteter. Der er ikke kommet noget, men det gør det hele med e-mail. En dag vil e-mail gå vejen for quillpen, men endnu ikke. Indtil da fortsætter vi med at finde måder at sikre, at teknologien virker for os, ikke mod os.