Ni tips til at undgå e-mail snafus

Hvis du nogensinde har sendt en privat e-mail til et utilsigtet parti, eller glemmer at medtage en vedhæftet fil i en virksomheds e-mail, er du ikke alene.

Her er ni tips til at undgå almindelig e-mail snafus:

1. Glemmer vedhæftede filer

"Jeg har vedhæftet dokumentet til din anmeldelse." "Ups, nej det gjorde jeg ikke." Glemmer vedhæftede filer er så almindelige, at Googles glemte vedhæftningsdetektor tog eksamen fra Google Labs for at være en permanent funktion i Gmail. Den bedste måde at undgå at glemme at inkludere vedhæftede filer, selvom du bruger Gmail (den glemte vedhæftningsdetektor er ikke idiotsikker), er at vedhæfte filen, før du begynder at komponere din e-mail. Hvis du venter, indtil du har skrevet din e-mail, kan din hjerne flytte til din næste opgave og glemme vedhæftet fil.

2. Blind Carbon Copy

Du har nok været vant til at cc'ing folk til at invitere samarbejde på arbejdspladsen. Men nogle gange er Bcc: den bedre mulighed. Brug blind carbon copy, når du sender en liste over personer, der ikke har noget at gøre med hinanden. For eksempel, hvis du sender et nyhedsbrev, er det almindeligt høflighed at sende det til dig selv og Bcc: modtagerne. Folk kan være beskyttet af deres e-mail-adresser og vil ikke have, at de bliver annonceret til alle på en masse e-mail-liste. Hvis du modtager en e-mail fra en afsender, der burde have brugt Bcc :, er det muligt at foreslå funktionen uden at lyde som en rykke. CNET Senior Editor Lori Grunin anbefaler et mildt svar som: "Jeg tror ikke, du mente at sende dette til alle. Vidste du, at du kunne skjule adresser med Bcc:?".

3. Emosionelle eller berusede e-mails

At sende en e-mail, når du er alt for følelsesladet, eller endda ubesværet, kan komme tilbage for at hjemsøge dig. For dig, Gmail-brugere, der mener, at du skriver dine bedste e-mails efter et par drikkevarer, overveje at aktivere Mail Goggles i Labs. Hvis du er nøgtern nok til at svare på nogle matematiske spørgsmål, så er du god til at gå. Vi kan alle nyde godt af nogle gode følelsesmæssige e-mail-metoder: Når du føler lyst til at sende en følelsesmæssig e-mail, skal du skrive og skrive den for at slukke for noget damp. Gem e-mailen som et udkast, vent derefter 24 timer, før du trykker Send. Chancerne er, du vil enten redigere din oprindelige e-mail væsentligt eller slette den helt. Og du vil være glad, du ventede.

4. ALLE CAPS

Denne etikette tip gælder virkelig for alt på internettet. Skrive i alle hætter kommer på tværs som råbe og ingen ønsker at blive råbt til. Desuden er det svært at læse noget skrevet i alle hætter. Google ønskede at fjerne hele kaskets verden så meget, de udeladede Caps Lock-nøglen på deres Chromebooks helt.

5. Dobbeltkryds-adresse autofuldførelse

Autofuldførelse kan være meget praktisk, men har du nogensinde sendt en e-mail til den forkerte Ed, Jen eller Bob? Sørg for, at autofuldførelse har udfyldt den rigtige modtager, inden du trykker på Send.

6. Forlad ikke stavekontrol alene

Din browser eller e-mail-app kan muligvis gøre et godt stykke arbejde med at kontrollere stavningsfejl, men du bør altid korrekturlæse dine e-mails til grammatik. Du har også mulighed for at kopiere din e-mail til Microsoft Word, eller lignende, køre en grammatik check og derefter indsætte den tilbage i dit e-mail-program.

7. Emoticons og internet shorthand

Emoticons er søde og kan hjælpe med at formidle humor, tristhed, chok eller andre følelser, der kan være vanskelige at afhente på ellers. Imidlertid er det ikke en god idé at inkludere dem i forretningsmails. Hvis det bliver tydeligt, at udvekslingen tager en mere afslappet tone, og den anden person bruger dem frit, skal du gå efter det, men sæt ikke punktum i hver sætning med et smil. Det samme gælder for internet shorthand, som, LOL, ROTFL og OMG.

8. Trim e-mail-tråde

Frem og tilbage e-mails kan føre til et ret langvarigt spor af e-mails, der videresendes og besvares. Overvej at trimme dem til de seneste par e-mails. En kæmpe e-mail-tråd ser rodet ud og kan få læseren til at føle sig overvældet. Du vil også undgå, at tråden bliver videresendt ved et uheld til en person, der ikke skulle være privilegeret til nogle af de tidligere udvekslinger.

9. Fortryd (Gmail)

Hvis du er en Gmail-bruger, er en yderst nyttig funktion fortrydelsesfunktionen. Du kan fortryde sletter, arkiver, etiketter og meget mere, men det mest nyttige er Fortryd Send. Fortryd er din sidste forsvarslinje mod mange af de fejl, der er nævnt ovenfor. Aktivér det under Indstillinger under Labs. Derefter skal du gå til Generelle indstillinger og indstille annulleringsperioden til 5, 10, 20 eller 30 sekunder. Hvis du ikke er en Gmail-bruger, overvej at udfylde feltet Til: lige før du er klar til at sende den. Dette vil hjælpe dig med at undgå at sende e-mailen ved et uheld. Hvis du er en Mac-bruger, skal du kigge på Topher Kesslers tips om at forhindre utilsigtede e-mails med OS X Mail.

Det er det. Hvis du gerne vil dele gode e-mail-snafu-historier, bedes du sende dem i kommentarerne nedenfor.

 

Efterlad Din Kommentar