Med teknologien i stigende grad sammenflettet med alle aspekter af erhvervslivet kan CNET @ Work hjælpe dig - prosumere til små virksomheder med færre end fem medarbejdere - komme i gang.

Mens hver lille virksomhed er anderledes, er der et vist sæt applikationer, som næsten alle små virksomheder har brug for.

Disse applikationer er typisk bundtet i office "suiter" og består af e-mail, kalender, tekstbehandling og regneark. De kommer nogle gange med andre værktøjer, som en præsentationsleder, en database eller formular manager, og meget mere. En sådan office suite er Microsoft Office, som nu sælges primært som Office 365. En anden er Googles G Suite.

• Fem faktorer at overveje, når du flytter til Office 365 | Microsoft Office 2016: køb vs abonnere

I årevis blev office suite-markedet domineret af Microsoft i form af dets Microsoft Office-serie af produkter. Før vi blev en mobil og webcentrisk verden, måtte folk installere apps på deres individuelle computere, enten ved at indsætte en cd-rom (vej tilbage på dagen), en dvd (tilbage på dagen) eller ved at downloade og lancering af et installationsprogram.

Der var ingen tvivl om, at Microsofts Office desktop applikationer var magtfulde og i stand til, men de var overkill for mange brugere, skræmmende komplekse og en løbende vedligeholdelses- og licenshåndteringsudfordring.

Microsoft Office er stadig rundt. Faktisk er det et af de mest succesrige produkter i historien. Det blev lanceret som et bundt i 1990, men dets kerneprogrammer, som Word og Excel, blev lanceret for 35 år siden i 1983.

Hvorfor taler jeg om Office, når dette er en G Suite-artikel? Kontor er 800 pund gorilla i dette rum. For at forstå, hvor G Suite passer til din virksomhed, er det nyttigt at have noget perspektiv om Office.

De fleste små virksomheder vælger generelt Office 365 eller G Suite. Jeg bruger begge, fordi de begge er billige nok til små virksomheder. Jeg har forskellige klientprojekter, der har brug for forskellige værktøjer, og jeg har favoritfunktioner, jeg bruger fra begge produkter.

Jeg giver jævnligt store præsentationer, ofte med 60-70 dias eller mere, og jeg gør dem i desktop-versionen af ​​PowerPoint. Den webcast software, vi bruger, indtager kun PowerPoint dias, og jeg har 20 års muskelhukommelse at gøre dem.

Men jeg bruger også G Suite.

ZDNet: Vi fandt 24 cloud tjenester til din virksomhed, du helt sikkert vil prøve

G Suite har standard office apps

Jeg bruger Gmail som mit primære kommunikationsværktøj og lever konstant i det. I 2014 skiftede jeg fra desktop Outlook til Gmail og har ikke fortrydet flytningen et øjeblik.

For mig er kernen i G Suite Gmail. De tre største fordele er, at den er tilgængelig overalt, jeg behøver ikke bekymre mig om, hvor min mailfil er (hvilket var et problem tilbage i Outlook-dage), og søgbarheden er fremragende.

Jeg har 18 GB email, der går tilbage til 1997. Da jeg flyttede til Gmail, flyttede jeg alle mine Outlook-meddelelser til min Gmail-mailbutik. Så selvom jeg kun har været på Gmail siden 2014, kan jeg søge efter min mailhistorik, der går 21 år tilbage om et sekund.

Da jeg ved, at nogle af jer vil spørge, brugte jeg en tjeneste kaldet YippieMove (alvorligt, det er deres navn). Det tog omkring en uge, men alle mine meddelelser blev overført perfekt fra min Office 365-konto til Gmail.

Bortset fra Gmail er disse standard apps, der følger med G Suite:

• Kalender: fordi Kalender administrerer flere kalendere så godt, er det mit go-to-værktøj til at blokere tid for projekter

• Docs: G Suite tekstbehandler

• Ark: Et regneark

• Dias: en grundlæggende præsentationspakke

• Hold: Et stort, lille noteoptagelsesværktøj

• Websteder: En hjemmesidebygger

• Forms: et værktøj til at opbygge hurtige, men overraskende kraftfulde former

• Hangouts: Et chatværktøj slags som Slack

• Hangouts Mød: Hangouts videokonferencer

For at være ærlige er disse G-business-apps, som jeg kalder "god nok". For de fleste brugere er Dokumenter, Ark og resten for de fleste applikationer store.

Når det er sagt, hvis du er en magt regneark bruger gør højt niveau matematisk modellering, vil du sandsynligvis have desktop Excel. Hvis du skriver en bog, der skal arbejde med et produktionssystem, vil du måske have Microsoft Word eller en traditionel desktop publishing-pakke. Som jeg nævnte, producerer jeg kæmpe præsentationer, så desktop-versionen af ​​Microsoft PowerPoint er den eneste vej for mig at gå.

Men det store flertal af brugerne er ikke strømbrugere med meget specifikke, dybe, kant-case behov.

G Suite's enkelhed har en stærk appel. Nick Leffler, ejeren af ​​Californias-baserede Exprance, et digitalt marketingfirma, fortalte mig: "Jeg har brugt G Suite i mange år, og det har været godt hvert skridt i vejen. I stedet for at pakke i ubrugelige funktioner, der komplicerer ting ( ligesom Office 365) er det rent og simpelt. "

Nick valgte G Suite fordi: "Det er kendt grund for de fleste mennesker, så der er ingen læring at gøre, det forbliver bare ude af vejen og får jobbet gjort."

Hvorfor betaler du for G Suite, når Googles apps er gratis?

De fleste mennesker ved, at Gmail og de forskellige Google-apps som Dokumenter og ark er tilgængelige gratis. Hvorfor vil nogen betale for dem i form af G Suite?

G Suite er designet til at levere en bred vifte af forretningsorienterede funktioner og evner. Jeg dykker dybere ind i de fleste af disse funktioner senere, men her er et hurtigt resumé af hvorfor du måske vil købe et G Suite-abonnement frem for at bruge Googles forbrugerversioner af dets apps:

• G Suite giver brugeradministration og adminfunktioner på tværs af flere brugere.

• G Suite tilføjer nogle meget interessante sikre og private samarbejdsfunktioner.

• G Suite giver dig mulighed for at øge din opbevaring betydeligt.

• G Suite tilbyder forskellige niveauer af revision og business eDiscovery.

• G Suite giver dig mulighed for at bruge dit eget email-domæne.

• G Suite giver dig mulighed for at ringe til et nummer og få en faktisk, nyttig, menneskelig supportperson.

Nogle af disse er utroligt nyttige. Personligt sætter jeg pris på den ekstra lagerplads, det personlige e-mail-domæne og support. Hvilke funktioner gavner dit firma afhænger af, hvad du har brug for.

Jeg pingede sociale medier og spurgte nogle folk hvordan de bruger G Suite. Samantha Avneri er Marketing Director hos Regpack, et online registreringssoftwarefirma med færre end 30 medarbejdere.

Hun fortalte mig: "Vi bruger G Suite værktøjer i vores forretning for at holde os opgaver og holde samarbejdsdokumenter på ét sted, let redigerbare og let at søge og finde." Hun fortsatte med at fortælle mig, "Dokumenter er uvurderlige for mine indholds marketing projekter, og Sheets er den eneste måde jeg uploader, redigerer og deler rapportering, budgetter og meget mere."

Anita Williams Weinberg er chef og kreativ direktør på Seattle-baseret VerbStudios, et kreativt bureau. Anita fortalte mig: "Mit team bruger G Suite produkter i vid udstrækning, da vi arbejder meget med startups. Mange er bootstrapping blockchain, AI eller IoT-virksomheder, så Google-løsningen er virkelig super omkostningseffektiv til dem."

Taler om omkostningseffektive, lad os tale prissætning.

G Suite prissætning er klar og forståelig

Office 365-priser kan blive forvirrende - forvirrende på Microsoft-niveau. Der er så mange forskellige Office-abonnementer - afhængigt af om du er en person eller et lille firma, en virksomhed eller har en eksisterende Windows-licens eller Azure-plan - det er næsten umuligt at beskrive alle mulighederne i en enkelt genstand.

G Suite har derimod tre planer: Basic, Business og Enterprise. Her er et hurtigt resumé:

• Grundlæggende er $ 5 / måned pr. Bruger. Du får alle apps 30 GB lagerplads pr. Bruger.

• Virksomheden er $ 10 / måned pr. Bruger. Du får 1 TB storage per bruger. Hvis du har fem eller flere brugere, får du faktisk ubegrænset lagerplads. Jeg vil snakke mere om dette nedenfor. Det tilføjer også en eDiscovery-kapacitet.

• Virksomheden er $ 25 / måned pr. Bruger. Virksomhedsplaner kommer med alt i forretningsplanen sammen med en hel del administrations- og administrationsværktøjer på virksomhedsniveau.

Det er en af ​​de ting, jeg virkelig kan lide om G Suite. Det er klart og forståeligt.

G Suite er online og kræver ingen installation

Office 365 er et interessant produkt, fordi det er en hybrid. Når du køber et Office-abonnement, får du adgang til de downloadbare fulde versioner af Office core apps (hvilke apps du afhænger af hvilket abonnement) sammen med mere begrænsede versioner af apps til mobil og web.

G Suite er, hvad vi kalder en SaaS app, til Software som en Service. Du abonnerer på G Suite, snarere end at købe den. I modsætning til software, der kan installeres på skolen, ligesom de centrale Office-apps, installerer du ikke G Suite på din computer. I stedet logger du simpelthen på din G Suite-konto (ligesom du vil logge ind på Gmail).

Der er nogle mobile apps, du kan installere på din telefon, og der er en offline-tilstand, så du kan arbejde på projekter i G Suite uden at være forbundet til internettet. Det er nyttigt, hvis du rejser. Selvom jeg personligt, når jeg mister min internetforbindelse, sidder jeg bare der og klynker sjovt, indtil bitene begynder at flyde igen.

Candy Bellau er ejer af Kramerica Business Solutions LLC, en regnskabs- og forretningstjenesteudbyder, der ligger i Metairie, Louisiana, lige uden for New Orleans. Hun fortalte mig: "Jeg elsker G Suite, alt er bundet sammen, email, kalender, fotos, drev, lagner. Det er alt der. Jeg kan få adgang til alt hvad jeg behøver fra min bærbare computer, telefon eller enhver computer. Alt jeg skal gøre er logget ind. For min forretning og mit liv gør det tingene meget lettere. "

G Suite Gmail, Kalender og dit eget email-domæne

En af fordelene ved G Suite er det giver dig mulighed for at oprette dit eget personlige domæne som din mail server. Det betyder, at du kan have e-mailadresser med adresser mere unikke end dit [email protected]. I stedet kan du få og sende mail som [email protected].

Nu giver forbruger gmail dig mulighed for at modtage og sende mail fra et personligt domæne. Forskellen er at gøre det (især at sende), du har brug for en anden e-mail-server, der er vært for det pågældende domæne. G Suite håndterer hosting af domænet, hvilket reducerer komplikationer enormt.

Jeg er helt afhængig af Google Kalender til at administrere alle mine projekter og deadlines. Jeg skriver denne artikel, lige nu i Google Dokumenter (selv om jeg også bruger Word - det afhænger mest af det, der fungerer bedst for mine klienter). Jeg bruger Hangouts til kommunikation med mine arbejdsgrupper. Og jeg har fået terabytes af data sikkerhedskopieret til Google Drev.

G Suite giver meget nemt samarbejde

G Suite indeholder også Google+, som også er Googles sociale netværk. Hvad gør Google+ interessant i forbindelse med G Suite er, at du kan oprette dit eget private, sikre corporate social network. Så selv om Google+ som en konkurrent til Facebook måske ikke har fået en betydelig trækkraft, kan det være meget nyttigt at bruge Google+ egenskaber inden for din egen organisation, privat.

Jeg bruger ikke Google+ meget, men jeg bruger G Suite App-baseret samarbejde. Enkeltvis kan du få et regneark eller et tekstbehandlingsdokument åbent på skærmen og dele det med så mange medlemmer af dit team som du vil. Hver kan redigere den og ændringer vises når de skriver.

Mine hold bruger ofte dette på telefonmøder, og holder undertiden to eller tre dokumenter åbne og på skærmen på én gang. Teammedlemmer kan tilføje i deres egne noter, redigere regnearkceller eller ændre tekst. Jeg skriver ofte overskrifter lige på opkaldet, og peger på det, og klienter kan foretage ændringer live. Det er en enorm tidsbesparende.

Shawn Breyer kører Atlanta-baserede Breyer Home Buyers, en hjemmekøbstjeneste. Tjek deres webside, fordi de har en interessant forretningsmodel på hjemmemarkedet. Shawn fortalte mig: "Vi kan accelerere vores produktion med G Suite's samarbejdsfunktioner. Jeg kan have fem personer, der arbejder på samme Google Sheets-fil på samme tid."

Nu, for at være retfærdig, giver onlineversionerne af Microsofts kerneapplikationer også et godt samarbejde, men det mindsker ikke G Suite's samarbejdskraft. Jeg finder G Suite meget nemmere at installere, få adgang til og komme ind på.

Google apps er også meget mere almindelige til brug i samarbejde. I de hundredvis af telefonmøder, jeg har været i, hvor vi har delt live-dokumenter, tror jeg, at den eneste gang, vi brugte online Office 365 apps, var, da klienten var Microsoft.

Google Drev gemmer alle dine dokumenter i skyen

Google Drive er en direkte konkurrent til Dropbox, Microsofts OneDrive, Box og andre lignende tjenester.

Som med de andre G Suite apps er der en forbruger- og individuel version af Google Drev og en, der er bagt ind i G Suite. I modsætning til andre Google Apps-forbrugere skal brugerne enten betale for Google Drive - og den enkelte version kan blive meget dyrere end et G Suite-abonnement.

Lad os først se på forbrugerversionen. Fra og med i dag (priserne på opbevaringstjenester ændrer sig meget, så det kan ændre sig, når du læser det), får forbrugerne 15 GB opbevaring gratis. Hvis du bruger forbruger Gmail, spiser alle dine meddelelser i denne opbevaring, ligesom filer fra dine apps. Google tillader også noget gratis fotolagring, da forbrugerversionen af ​​Google Drev er det, der sikkerhedskopierer mange Android-telefoner.

Derefter prissættes lagerplads (igen i den ikke-G Suite-version af Google Drive) som denne:

• Op til 100 GB: $ 1, 99 / måned

• Op til 1 TB: $ 9, 99 / måned

• Op til 10 TB: 99, 99 USD / måned

• Op til 20 TB: 199, 99 USD / måned

• Op til 30 TB: $ 299, 99 / måned

Som du kan se, tilføjer det.

Sammenligning af disse priser til dem i G Suite vil tage lidt hjernevridning, men arbejde med mig i et øjeblik. For G Suite har Google to prismodeller: En opdeling pr. Bruger, og helt ubegrænset lagerplads.

G Suite billige sæder har opbevaring per bruger. Grundplanen giver 30 GB cloud storage (sammen med alle de andre G Suite-funktioner diskuteret ovenfor) for $ 5 / month. Hvis alt du ønskede var opbevaring, er den $ 1, 99 / måned forbrugerversion med 100 GB en bedre aftale.

Det er forretningsplanen, hvor tingene begynder at blive interessante. Hvis du har færre end fem brugere på din forretningsplan, betaler du $ 10 / måned pr. Bruger og får 1 TB lagerplads pr. Bruger. Det er i det væsentlige samme aftale som forbrugertjenesten.

Men når du har fem brugere eller mere (på enten Business eller Enterprise planen), har du pludselig en ubegrænset lagerplads. Dette er stort.

Det plejede at være, at mange af cloud storage-virksomhederne tilbød ubegrænset opbevaring, men en-til-en, de har trukket tilbage på disse tilbud. Nu er det eneste firma, jeg har fundet, der tilbyder ubegrænset lager til en pris, som små virksomheder kan absorbere, er Google.

Jeg har noget som 13 TB på min Google Drev i skyen. Jeg ville have mere, men siden jeg skiftede til Google Drev, er Comcasts uploadhastighed så langsom, jeg har kun formået at få 13 TB deroppe. Jeg har meget mere at gå. Jeg bruger Google Drev som min sky backup-tjeneste, sammen med at holde levende kopier af alle mine dokumenter. (Mere om det lidt.)

Hvis jeg skulle forsøge at gemme den 13 TB ved hjælp af forbrugerprisemodellen for Google Drev, ville jeg betale næsten to hundrede bukke om måneden, og alt det lager ville blive bundet til min konto. Min lille virksomhed omfatter min kone, og hun ville ikke kunne dele lagerpladsen nemt.

På den anden side har jeg købt et abonnement for fem brugere i Google G Suite forretningsplanen. Hver bruger koster $ 10 / måned. Som sådan betaler jeg halvtreds dollar om måneden for ubegrænset opbevaring, i stedet for to hundrede dollars om måneden til opbevaring med en 20 TB cap.

Det er lidt underligt, fordi jeg kun har to faktiske brugere, men ved at betale $ 50 / måned-mængden åbner Googles store lagerresourcer helt op. Jeg ved også, at jeg nemt kan tilføje op til tre ekstra arbejdere til projekter uden at øge min månedlige G Suite-udgift.

Selvfølgelig, hvis du ikke behøver at gemme eller sikkerhedskopiere terabyte, har du muligvis ikke brug for denne service. Men husk at projekter som 4K videoproduktioner spiser opbevaring meget, meget hurtigt. For mig er dette en væsentlig del af min lagerarkitektur.

Min eneste frygt (og det er en rimelig, der overvejer Googles historie om at dræbe produkter) er, at Google en dag vil ændre sin ubegrænsede lagringspolitik som Amazon gjorde. Min eneste virkelige kilde til håb her er det snarere end $ 60 om året, hvilket er hvad Amazon betaler, Google opkræver minimum $ 50 / month. Da lageromkostninger altid går ned (især for Google, der køber oplagring i størrelser i størrelse i størrelse), kan det være nok at holde programmet i gang.

Fuld tekst søgning (selv i billeder)

Jeg slutter mit overblik over G Suite med en af ​​mine yndlingsfunktioner. Nu hvor jeg gemmer de fleste af mine dokumenter og filer i skyen på Google Drev, får jeg adgang til Googles legendariske søgning efter mine dokumenter.

Dette er stort, fordi Google Drive ikke kun søger tekst i tekstdokumenter. Det OCR'er alt, så selvom du tog et billede af et tegn, og alt du har i den fil, er pixels, finder Google Drev det.

Mellem Gmail for hele min mail siden 1997 og Google Drive (som huser alle mine ikke-statslige og ikke-FERPA-begrænsede dokumenter), kan jeg søge næsten alt, hvad jeg nogensinde har skrevet, downloadet, scannet eller fotograferet - på tværs af alle mine selskabets dokumenter.

En ting at bemærke om dette: G Suite Google Drive-søgning respekterer adgangsrettigheder. Da jeg er den primære bruger i mit lille firma, har jeg adgang til alt i mine filer. Men andre medarbejdere eller partnere kan kun se, hvad der er åbnet for dem gennem G Suite's betydelige ledelses- og adgangskontrol.

Skal du få G Suite?

Som med næsten ethvert køb hviler beslutningen om bør-du-køb altid på dine unikke behov. Når det er sagt, er prisen på G Suite overkommelig ved stort set enhver lille virksomhed, og fordelene er ret betydelige.

Er jeg bekymret for, at Google kan se alt, hvad jeg gør? Ja. Til et punkt. Men da næsten alle de organisationer, jeg arbejder med (herunder statslige organer) også bruger Googles produkter og tjenester, finder jeg, at Google vil se mine ting på en eller anden måde. Så længe Google går ud af sin måde at beskytte sig mod brud - og de er bedre i stand til at gøre det end jeg nogensinde vil være - er jeg ikke for bekymret over, at mine dokumenter vil gå ind i det store indeks i Himlen.