Fem faktorer at overveje, når du flytter til Office 365

Med teknologien i stigende grad sammenflettet med alle aspekter af erhvervslivet kan CNET @ Work hjælpe dig - fra prosumere til små virksomheder med færre end fem medarbejdere - i gang.


Hvis din lille virksomhed er som de fleste, kører den på Microsoft Office.

Du overvejer nok også, om det er på tide at skifte fra de traditionelle permanente licensversioner af Office til et Office 365-abonnement.

I teorien giver denne switch flere fordele. Du får en forudsigelig pris i stedet for at skulle budgetere for opgraderinger hvert par år. Du kan installere Office-apps på flere enheder uden aktiveringskræfter. Kontinuerlige opdateringer og forbedringer fjerner nogle af hovedpine ved at skulle købe, installere og administrere opgraderinger hvert par år. Du får også adgang til et stadigt voksende sortiment af skybaserede tjenester.

Men beslutningen om at skifte er kun det første skridt. Meget vigtigere er at vælge den rigtige Office 365-udgave. Og med mere end et dusin udgaver at vælge imellem, til priser fra $ 4 til $ 35 pr. Bruger pr. Måned, er det nemt at tage den forkerte beslutning.

Så lad os forenkle beslutningsprocessen. For at komme i gang, lad os se på, hvad der er i Office 365. Hver Office-udgave indeholder en kombination af følgende elementer:

  • Traditionelle Office-stationære apps (til Windows eller Mac), der opdateres jævnligt, så du altid har den nyeste version. Hvert Office 365-abonnement giver dig mulighed for at installere disse desktopprogrammer på op til fem pc'er eller Mac'er

  • Exchange Online email

  • 1TB OneDrive Cloud File Storage

  • Mobil apps til installation på op til fem telefoner og fem tabletter, der kører iOS, Android eller Windows

  • Gruppebaseret samarbejde og kommunikationsværktøjer

Af hensyn til denne analyse antager vi, at din lille virksomhed ikke har mere end fem medarbejdere. Vi antager også, at du vil have adgang til Office-skrivebordsprogrammerne til Windows. Det fjerner mange af de muligheder, der er designet til implementering i meget større virksomheder, der har en it-afdeling på fuld tid.

Med disse betingelser er der tre valgmuligheder.

Cheapskate's mulighed: Office 365 Home

Hvis din virksomhed er bogstavelig talt en en persons butik, kan du blive fristet til at vælge et Office 365 Home-abonnement over en af ​​de dyrere Office 365-forretninger. Den beslutning kan endda give mening, hvis dine krav er beskedne nok.

Forstør billede

", " modalTemplate ":" {{content}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Ved $ 99 pr. År er hvert Office 365 Home-abonnement bundet til en enkelt Microsoft-konto og giver dig adgang til hele pakken af ​​Office-skrivebordsprogrammer: Outlook, Word, Excel, PowerPoint og OneNote, med Publisher og Access kun tilgængelig på Windows-pc'er. Det opgraderer også den gratis OneDrive Cloud Storage, der er forbundet med din Microsoft-konto til 1TB, og opgraderer din gratis Outlook.com-konto til en 50 GB annoncefri postkasse.

Du kan dele dette abonnement med op til fem forskellige Microsoft-konti, som hver kan installere Office-desktopapps og har sin egen 1TB OneDrive-tildeling og opgraderede postkasse. (For $ 30 mindre kan du købe Office 365 Personal, som begrænser installationen til en pc og en mobil enhed og kan ikke deles med andre.)

På trods af navnet er der ingen licensbegrænsninger, der forhindrer dig i at bruge disse apps i en forretningsindstilling.

Hvem er det bedst for: Enlige indehavere, der allerede har en virksomheds e-mail-adresse og blot vil have nem adgang til de nyeste Office-stationære apps på op til fem pc'er.

Opgradering af business class: Office 365 Business Premium

Hvert Business Premium-abonnement koster $ 150 pr. År. Ligesom Home Edition, kan du installere Office desktop-programmer på op til fem pc'er. Det omfatter også Exchange Online-email med et brugerdefineret domæne, 1 TB sikker OneDrive for Business-cloud-opbevaring og en samling af online-samarbejdsfunktioner, herunder SharePoint og Microsoft Teams. Nylige tilføjelser omfatter også kundeledelsesstyringsværktøjer.

Den største forskel mellem hjemme- og forretningsudgaver starter med, hvem der forvalter kontoen. Hvert Office 365 Home-abonnement administreres af en enkelt bruger med en Microsoft-konto. Forretnings- og virksomhedsabonnement tilhører en organisation og forvaltes centralt, med en administrator, der tildeler licenser til brugere i organisationen.

Forstør billede

", " modalTemplate ":" {{content}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Business Premium-planerne omfatter Exchange Online-email, der er bundet til et eller flere brugerdefinerede domæner, der er knyttet til din virksomhed. Du kan oprette email-aliaser (f.eks. [email protected]) for at få din lille virksomhed til at se lidt større ud. (Hvis du kun vil have Office-desktopapplikationer og OneDrive-opbevaring, men ikke har brug for e-mail, skal du overveje Office 365 Businessplanen til $ 99 om året.)

Forretnings- og virksomhedsplaner omfatter sikkerhedsfunktioner, som du ikke kan få med et Hjem eller Personligt abonnement, herunder multifaktor-godkendelse, tilbagestilling af selvbetjeningsadgangskoder og advarsler for sikkerhedsproblemer som mulige brud.

Selvom du kan købe en licens ad gangen, indeholder forretningsudgaverne af Office 365 administrationsværktøjer, der er designet til en dedikeret it-afdeling eller en konsulent. Hvis du vil administrere dit eget Business Premium-abonnement, skal du sørge for, at du er fortrolig med tekniske opgaver som f.eks. Konfiguration af DNS- og MX-poster til dit email-domæne.

Hvem er det bedst for: Små virksomheder, der ønsker, at hver medarbejder skal have fuld adgang til Office-stationære apps sammen med en brugerdefineret e-mail-adresse, der er knyttet til virksomheden.

Planlægning for vækst: Office 365 Enterprise E3

Microsoft tilbyder en svimlende menu med muligheder for sine virksomhedskunder, herunder Office 365 ProPlus ($ 12 om måneden), som kun omfatter desktop-programmer og OneDrive for Business-opbevaring, samt Office 365 Enterprise E3 og E5-pakkerne, som pakker onlinetjenester med disse apps.

Selv om disse planer primært er beregnet til store virksomheder, kan de give mening for en lille virksomhed som et advokatkontor eller en sundhedsrådgiver, der skal overholde branchespecifikke regler som HIPAA. Ud over de tjenester, der er inkluderet i en Business Premium-plan, tilbyder planen for $ 20 om måneden Enterprise E3 sikkerheds- og overholdelsesværktøjer, som f.eks. Evnen til at placere et lovligt hold på en e-mail-konto og værktøjer til forebyggelse af dataforebyggelse.

Forstør billede

", " modalTemplate ":" {{content}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Et Enterprise-abonnement også fremtidssikker din voksende forretning. I modsætning til Business Premium-planen, som begrænser det samlede antal brugere til 300, kan du købe et ubegrænset antal virksomhedslicenser og blande og matche planerne ProPlus, E1, E3 og E5. Her kan også ledelsesgrænsefladen være skræmmende og bedst overlades til en professionel konsulent eller en administreret serviceudbyder.

Hvem er det bedst for: Virksomheder, der skal projektere et professionelt billede med e-mail og fildeling bundet til et brugerdefineret domæne, samt dem, der skal overholde branchespecifikke lovkrav.

Mere information

For flere detaljer og sammenligningstabeller, der dækker de mange muligheder for Office 365, kan du se disse sider fra Microsoft.

  • Hjem udgaver

  • Forretningsudgaver

  • Enterprise udgaver

Og fra vores søstersider TechRepublic og ZDNet:

  • Microsoft Office 365: Den smarte persons vejledning

  • Microsoft Office 365 har nu 120 millioner erhvervsbrugere

  • Microsoft Office tip: Den nye AutoSave er muligvis ikke lige så nyttig som du tror

 

Efterlad Din Kommentar