Du ved aldrig, hvornår du skal bruge en Outlook-besked, der blev arkiveret for længe siden. I en kommentar til et tidligere indlæg om at flytte Outlook-mail til lokale mapper, spurgte Cliff Brandt, hvordan man flytter en fil fra arkivet til en af ​​sine vigtigste Outlook-mapper.

Det gør en brise, men husk, at et arkiv kun flytter Outlook-data fra en bestemt alder og primært har til formål at holde din Outlook.pst-fil til en håndterlig størrelse. En sikkerhedskopierer alle dine Outlook-data og giver dig mulighed for at gendanne alle dine meddelelser, kontakter, opgaver og kalenderposter.

Den bedste måde at sikkerhedskopiere Outlook på er at bruge Microsofts gratis sikkerhedskopiering af personlige mapper, der findes i versioner til Outlook 2007, 2003 og 2002. Microsofts websted for hjælp og vejledning indeholder vejledning til sikkerhedskopiering af Outlook 2003. Flere oplysninger om sikkerhedskopiering og genoprettelse .pst-filer er tilgængelige på Microsoft Support-webstedet.

Opret et Outlook-arkiv

I Outlook 2007 skal du klikke på Arkiv> Arkiv, vælge den mappe, du vil arkivere, og vælge en dato i rullemenuen ud for "Arkiver elementer ældre end." Hvis du vil gemme arkivet på et andet sted end Outlooks standardmappe, skal du klikke på Gennemse og vælge det sted du ønsker. Når du har valgt dine arkiveringsmuligheder, skal du klikke på OK.

Instruktioner til oprettelse af et arkiv i Outlook 2003 findes på webstedet Microsoft Office Online.

Hvis du vil åbne et arkiv i Outlook 2007, skal du klikke på Filer> Åbn> Outlook-datafil, vælge den arkivfil, du tidligere har oprettet, og klik på OK.

Filen vises i Outlook's venstre rude. Vælg den mappe, der indeholder den besked, du vil hente, og træk derefter filen fra den højre rude til den ønskede mappe i venstre rude.

Hvis du vil aktivere eller deaktivere Outlook 2007s AutoArchive-funktion, skal du klikke på Værktøjer> Indstillinger> Andet, vælge AutoArchive-knappen og markere eller fjerne markeringen "Kør AutoArchive hver." Dialogboksen AutoArchive giver dig mulighed for at vælge, hvor ofte arkivet skal arkiveres, de arkiverede posters alder og arkivfilens navn og placering. Sørg for at "Vis arkivmappe i mappeliste" er markeret, før du klikker på OK.

Microsoft Office Online-webstedet viser trinene til automatisk arkivering af mapper i Outlook 2003.