Du har ikke tid til at sortere gennem hundreder af ekspertudtalelser om, hvordan du tømmer ind i en hurtig indbakke. Derfor lavede jeg sorteringen for dig.

Da jeg arbejdede mig igennem omkring et dusin af disse strategier for at øge e-mail-produktiviteten, opstod der et tema: Hold det kort.

I den ånd og uden yderligere forsinkelse er her de øverste forslag til produktivitetsguruer for at undgå e-mail-tiden synker.

Lad ikke din indbakke angive din tidsplan

Jeg er en af ​​de mennesker, der besøger sin indbakke, før jeg har min kaffe eller åbner en avis om morgenen (husk aviser?). Det er derfor, at det første tip, der tilbydes af Audrey Thomas fra OrganizedAudrey.com, kastede mig for en loop, vent en time ind på din arbejdsdag, før du tjekker din email.

Da mange af os kommunikerer med mennesker langt uden for vores tidszone, vil dette forslag være svært at følge. Den sidste af Audreys 10 tip er dog en, jeg støtter stærkt (med en kvalifikation): Sluk alle e-mail-meddelelser. Efter alt, hvem er chefen, dig eller din indbakke?

Kvalificeringen er, at du måske vil oprette advarsler for e-mails, du modtager fra folk, som muligvis kan sende dig en presserende besked. I så fald kan du enten oprette en regel, der advarer dig via SMS, når du modtager mail fra den pågældende person (jeg forklarer denne proces i et fremtidigt indlæg) eller brug en tjeneste som AwayFind.

Jeg beskrev, hvordan man bruger AwayFind i et indlæg fra november 2012 med titlen "Sådan tavler du notifikationer på smartphones og tablets" (rul til bunden af ​​posten for at få oplysninger om appen). AwayFind koster $ 5 om måneden for en e-mail-konto og $ 15 om måneden for op til fem konti. både personlige og pro konti kommer med gratis 30-dages forsøg.

Fem-sætningsregel sparer din tid og deres

Ligesom der er mennesker, der elsker lyden af ​​deres egen stemme, tror mange af os, at modtagere af vores meddelelser finder vores e-mail-proklamning. Ikke så. Iværksætterens Stephanie Vozza kalder fem-sætnings email-reglen en "produktivitets livredder."

Vozza anbefaler at sætte et postscript i bunden af ​​dine meddelelser, der lyder: "For at spare tid og min begrænser jeg alle mine svar til fem sætninger eller færre." Faktisk gælder fem-sætningsreglen ikke kun for svar. Vozza citater seriel iværksætter Guy Kawasaki: "Mindre end fem sætninger er ofte pludselige og uhøflige, mere end fem sætninger spilder tid."

Kawasaki mener, at e-mails skal svare på fem spørgsmål: hvem du er, hvad du vil, hvorfor du spørger, hvorfor modtageren skal gøre det, du spørger, og hvad det næste skridt er. Den eneste undtagelse fra fem-sætningsreglen er, når du lover nogen. Så foreslår Kawasaki at du "fortsætter så længe du vil."

TLA'er kan være RTS'er (real time savers)

En af de bedste måder at få din besked på på kort tid er at indkapslere den i emnelinjen med TLA'er (tre bogstaver akronymer). Inc.'s Les McKeown "dissekerer" e-mail-emnelinjen i "Nøgle til e-mail-produktivitet? Bedre emnelinjer."

Når et svar på to eller tre ord er tilstrækkeligt, eller simpelthen for at bekræfte modtagelsen af ​​en besked, kan du svare uden den oprindelige meddelelse og starte emnelinjen med "Fik det, vil gøre (eom)" for at angive modtagerens behov t Åbn meddelelsen. Ud over "eom" (slutningen af ​​meddelelsen) foreslår McKeown flere andre emnelinje-TLA'er: NRR (ingen svar påkrævet), Y / N (ja / nej spørgsmål), RB [T] (svar efter et angivet tidspunkt / dato ), AB [T] (handling efter en bestemt tid / dato) og PYR (per din anmodning), som for mig synes for indlysende, og måske endda lidt snarky.

At fil eller ikke til fil?

Mange eksperter i e-mailproduktivitet insisterer på, at du sørger for, at din indbakke er tom i slutningen af ​​hver arbejdsdag. Jeg tager den modsatte tilgang: Min indbakke er mit søgbare meddelelsesarkiv. Jeg anerkender dog let fordelene ved et organiseret mail-storage system.

Nøglen til et sådant system er at oprette mapper, hvor du placerer meddelelser baseret på forskellige kriterier. Medium.coms George Kao har udtænkt et e-mail-system med syv kategorier, som han hævder at imødekomme alle de meddelelser, du sandsynligvis vil modtage.

Ud fra et produktivitetssynspunkt er den vigtigste af Kao sju kategorier den første: Intet behov for at svare eller læse, hvilket for mig svarer til "slette". De andre kategorier er fil væk, valgfri respons, valgfri læsning, krævet svar i dag, krævet svar senere og opfølgning. Kao påpeger, at nogle af disse kategorier vil kræve underkategorier.

Relaterede historier

• Dropbox bliver chatty og køber arbejdsplads chat service Zulip
• WhatsApp CEO: Vi vil ikke kompromittere dit privatliv for Facebook
• Slet og administrer gamle beskeder i Mail
• Twitter angiveligt planlægger at sikre beskeder fra snooping

Hvis syv kategorier af post er for mange til dig, anbefaler Forbes 'Susan Adams den "tre-flavored" mail-management tilgang til produktivitetseksperten Mark Hurst: irrelevant, relevant, men ikke handlingsbar og handlingsbar.

I den første kategori er spam og "reply-all" meddelelser, som Hurst siger, at du skal slette med det samme. Mail i den anden kategori skal arkiveres, ifølge Hurst. Dette efterlader kun de meddelelser, som Hurst refererer til som "arbejde", som han anbefaler, at du flytter ind i en "to-do" -mappe.

For mange år siden fortalte en erfaren kontorchef, at nøglen til papirfilhåndtering var at håndtere hver fil så få gange som nødvendigt, og helst kun én gang. Hvis du flytter din mail ud af din indbakke og til en mappe, du får adgang til senere, tilføjes et trin til din mailhåndtering. Men hvis en tom indbakke er dit mål, er Hursts system lige så enkelt og ligetil som de får.

En anden Forbes-artikel udgivet denne uge og skrevet af Cathie Ericson tilbyder 5 måder at tage kontrol over din e-mail-indbakke. Ericson citerer Marsha Egan fra InboxDetox.com som anbefalet at du kun tjekker din email tre gange hver dag: første om morgenen, efter frokost og i slutningen af ​​din arbejdsdag. Om nødvendigt siger Egan, at du kan tilføje mid-morning og mid-afternoon email checks.

Egan anbefaler også, at du undgår at åbne din e-mail-app, når du er på flugt, fordi du vil vente, indtil du får tid til at reagere bevidst. Derudover advarer hun mod at gennemsøge din indbakke lige inden sengetid, fordi man ser hurtigt ind i en lys skærm, der forhindrer at falde i søvn.

Tænk før du svarer, eller svar slet ikke

Flere af e-mail-eksperter advarer mod at svare på beskeder med det samme, hvis du ikke behøver at. Som Medium.com's George Kao påpeger, "afstand skaber perspektiv."

Overvej også, at e-mails muligvis ikke er det mest effektive medium for nogle meddelelser. Når du finder dig selv bumping op imod fem-sætningsreglen, kan det være på tide at afhente telefonen, eller hvis personen er i nærheden, skal du holde op med at sende din besked personligt. Omvendt kan en tekstbesked være bedst for korte noter, der skal læses eller reageres med det samme.

Selvom det ikke direkte vedrører produktiviteten, er et andet tip gentaget af e-mail mavens at holde tonen i din besked "positiv og venlig." Som med al elektronisk kommunikation falder ironi og andre forsøg på humor ofte fladt uden passende stemmebøjning eller personlige bevægelser og udtryk. Det er en anden grund til at tænke på at hente telefonen eller stoppe for at levere din besked i kødet.