Virksomheden jeg arbejder for skaber meget tekniske rapporter. Mange af de Microsoft Word-dokumenter, jeg redigerer, er fyldt med komplicerede tabeller, diagrammer og andre tal. Siderne skifter ofte mellem portræt og landskabsorientering, så jeg skal flytte sidenummeret og fjerne de andre overskrifter og sidefodsoplysninger på landskabssiden og derefter tilføje den tilbage til efterfølgende portrætsider.

Du tror måske, at et sofistikeret program som Word ville gøre det nemt at reformatere en enkelt landskabsside og vende tilbage til den oprindelige formatering bagefter, men det er det ikke.

I Word 2003 kører de trin, der kræves for at gøre det, godt i dobbeltcifrene:

Klik på Insert, Break, vælg "Next page" under "Section break types", og klik på OK. Klik derefter på View, Header and Footer for at åbne værktøjslinjen Header and Footer. Klik i overskriften for det afsnit, du netop har oprettet, og fravælg Link til Forrige i værktøjslinjen Header og Footer for at deaktivere denne funktion. Derefter klikker du i footeren og afmarkerer linket til tidligere indstilling igen. Du bør ikke længere se Samme som Forrige i enten overskriften eller bundsekvensen.

Nu vil ændringerne du foretager kun gælde for siderne i det nye afsnit. Vælg Fil, Sideopsætning, vælg Landskab i afsnittet Orientering på fanen Marginer, og klik på OK. Fremhæv sidenummeret i fodfeltet og træk det til venstre på landskabssiden, hvor det vises på "bunden", når landssiden udskriver sammen med dokumentets portrætsider. Når sidenummeret er markeret, skal du klikke på Format, Tekstretning og vælge den relevante indstilling.

Når siderne i dit dokument skifter tilbage til portrætorientering, skal du vende om processen for at flytte sidenummeret og genindsætte de øvrige overskrifter og sidefodsoplysninger. Ellers vises de ændringer, du foretager på portrætsiden, på landskabssiderne, der går forud for det. Du skal også sørge for, at "Fortsæt fra foregående afsnit" er valgt i dialogboksen Sidetalformat, hvis du vil have sidetalering i det nye afsnit for at hente det, hvor det blev slukket i det forrige afsnit.

Skift orientering i Word 2007 og 2010 er ingen picnic

At hoppe mellem portræt og landskabssidelayout i et Word 2007 eller 2010-dokument er ikke meget nemmere. Faktisk kan du ikke trække sidetal ud af overskriften og sidefoden i disse versioner af Word. I stedet skal du vælge et header- og footer-layout, der placerer sidenummeret på siden og formaterer og genplacerer nummeret, så det matcher sidetal på dokumentets sider i stående retning.

Som i Word 2003 starter du ved at indsætte en sektionsbrud. Klik på Sidelayout, Breaks, og vælg Næste side under Afsnit Breaks. Du skal også fravælge linket til tidligere indstilling i værktøjslinjen Header and Footer, ligesom i Word 2003.

For at åbne fanen Header og Footer Tools skal du dobbeltklikke i overskriften eller sidefoden eller klikke på Indsæt, Fodtegn (eller Header), Rediger footer (eller Header). Vælg Link til Forrige i afsnittet Navigation for at fravælge denne indstilling; Samme som tidligere tag forsvinder fra højre side af overskriften eller sidefoden. Desværre skal denne indstilling stadig være deaktiveret separat for overskriften og sidefoden.

Nu er du klar til at skifte fra portræt til liggende tilstand: I både Word 2007 og 2010 skal du vælge fanen Sidelayout, klikke på Orientation og foretage dit valg. Genåb hovedtekst og båndfodbold og fjern eventuelle overskrifter eller anden tekst, du ikke vil vises på landskabssiden. Klik derefter på Sidetal, Sidemargener og vælg en af ​​de håndfuldt af layouter med sidetal på venstre side af landskabssiden.

Endnu en gang skal du omplacere og omformulere sidenummeret for at matche portrætsidene i dit dokument. Med overskriften og sidefoden aktiv, vælg sidenummeret og flyt det igen ved at trække eller bruge piletasterne. Hvis du vil slå sidetalene sidelæns, så det matcher tallene på portrætsider, skal du klikke på Format, Tekstretning og vælge indstillingen for at rotere teksten 90 grader.

Når dokumentet vender tilbage til portrættilstand, indsætter du endnu en sideafbrydelse på næste side, afmarker Link til Forrige igen, genindsæt alle overskrifter eller anden tekst, du fjernede i landskabssiden, genplacer sidenummeret og håber du ikke vil bliver nødt til at gøre Word-sideorientering for ofte.

Selvfølgelig kan du oprette en makro, der automatiserer portræt-til-landskab-til-portræt-processen, men det er et emne for et senere indlæg.