Med teknologien i stigende grad sammenflettet med alle aspekter af erhvervslivet kan CNET @ Work hjælpe dig - fra prosumere til små virksomheder med færre end fem medarbejdere - i gang.

Kate Sullivan, indholdsdirektør hos TCK Publishing, fortæller en historie om død og indløsning.

"Jeg færdiggjorde bare en bogredigering, der havde taget mig den bedre del af to uger, da min Mac døde. Jeg var en dag væk fra min deadline - og ville have fået panik, hvis det ikke var for det faktum, at jeg ' m paranoid og holde tre sikkerhedskopier af mit arbejde. " Sullivan brugte Macs Time Machine-tjeneste til at oprette en lokal backup, en skygtjeneste til en ekstern backup og en regelmæssig, ugentlig backup.

Hun restaurerede fra skyen backup til en anden maskine (en tablet) og kun mistet en times arbejde. Hun fortsatte med at arbejde og mødte sin deadline.

Andre brugere, der ikke var så flittige, var ikke så heldige.

Dylan Gallagher, der driver tourfirma Orange Sky Adventures, blev ramt af en virus sidste år. Han mindede om at "udslettet 40 procent af vores hjemmeside. Det tog hundredvis af timer for os at reparere." Han gjorde ikke regelmæssige sikkerhedskopier. Nu gør han det.

Mark Tuchscherer fra Geeks Chicago beskriver en klients elendighed: "Vi havde en kunde miste to års leder og klientdata, de lagrede i et Excel-ark på en lokal pc, der styrtede." Han anbefalede at oprette et backup-regime og sagde: "Jeg er ret sikker på, at de lærte efter dette."

Uanset størrelsen på dit firma er beskyttelse af dine data mere end blot en øvelse. "Uanset om du er en CPA, en freelancefotograf eller en stigende YouTube-stjerne, der lider af utilsigtet datatab, kan det være en karrierebegivenhed, " siger Patrick Deschere, marketingchef hos lagerleverandøren Synology. "At have en god backup strategi handler ikke kun om at beskytte dine filer - det handler om at beskytte din levebrød."

Her er TL; DR:

• Sikkerhedskopiering er afgørende for din virksomheds overlevelse.
• Du skal lave flere sikkerhedskopier ved hjælp af en række forskellige metoder.

Typer af sikkerhedskopier

Der er flere sikkerhedskopieringsstrategier, der giver forskellige kopier af dine data på forskellige steder. Lad os se på nogle af de værktøjer og enheder, du måtte bruge.

Tommelfinger: En USB-stav kan bæres rundt på din nøglering. Det er nyttigt at lave en hurtig backup af dit arbejde, når du er ude med din bærbare computer. Det er ikke ideelt til langsigtet backup, men for at sikre dig, at du har en anden kopi af den rapport, du netop skrev, der skyldes i morgen, er det en gevinst.

Andet drev på din computer: Fordi drev (om SSD'er eller spindeplader) fejler, er det godt at beholde flere kopier. At lave en anden kopi på din computer er praktisk, men ikke uden risiko. Hvis du har en fejl i dit system, strømforsyning eller bundkort, kan denne begivenhed også skade dit andet drev.

Ekstern harddisk: Harddiske kan sidde i skabet i mange år og stadig starte. De er forholdsvis billige, bærbare og kan nemt opbevares i et skab eller bankvalv.

Netværks RAID: RAID'er er bokse på dit netværk, der indeholder to eller flere drev, og afspejler hele tiden dine data. Hvis et drev mislykkes, kan du genopbygge arrayet for at gendanne dine data. Disse kaldes også NAS (til netværkshæftet lagring). Populære NAS-enheder er lavet af Drobo, Synology, QNAP og Western Digital.

Backup software: Du kan manuelt trække og slippe kopier af filer til sekundære drev, men en bedre tilgang er at bruge backup software, der gør det for dig. Både Windows og Mac kommer med backup software. Der er også add-on tilbud som SyncBack Pro og GoodSync, der giver dig mulighed for at bruge mange forskellige lagermedier, herunder skyen. Alternativt kan du sikkerhedskopiere fulde billeder af din harddisk med værktøjer som Acronis True Image til pc og SuperDuper! til Mac.

Cloud backup: En fantastisk måde at lagre data offsite på, er i den såkaldte sky, i store datacentre, der drives af nogle af de mest respekterede virksomheder i teknologibranchen. Denne mulighed fortjener en dybere dykke.

Forstå værdien af ​​cloud backup

Der er to måder at gå med cloud backup: Brug cloud storage-tjenester som Dropbox, OneDrive, Google Drive, Amazon Drive eller iCloud. Disse tjenester giver automatisk filsynkronisering til skyen, normalt fra en specielt udpeget mappe på skrivebordet.

Cloud backup tjenester som dem fra Carbonite, BackBlaze og CrashPlan er mere traditionelle backup udbydere. De giver automatisk backup software, der sikkerhedskopierer hele din harddisk (eller drev) til skyen, og holder ofte flere versioner. Nogle af disse tjenester vil endda sende dig et eksternt drev til opsving, hvis du oplever en fejl.

Alle disse cloud-udbydere tilbyder on-demand-tjenester med robust lagringsinfrastruktur, dedikerede sikkerhedspersonale og evnen til at skalere til næsten ethvert niveau. De er ofte meget omkostningseffektive og nemme at bruge.

Jeg anbefaler dog ikke at stole udelukkende på sky tjenester til din primære backup-strategi. Der er flere grunde til dette.

Det kan tage lang tid at sende filer til og fra skybaserede datacentre. Hvis du opretter store filer (som 4K-video), er overførsel af dem til skyen ofte upraktisk og kan blive dyrt.

Du kan muligvis ikke få adgang til dine sky data. Robert Russo, administrerende direktør for coupon service PromotionCode, forklarede, at når orkanen Hermine slog i august 2016, "slog vores internet i en uge. Vi lærte den hårde måde at ikke have lokale sikkerhedskopier på stedet. Det er ikke nok at sikkerhedskopiere data til skyen. Du skal have en fysisk kopi af noget, der er afgørende for den daglige forretning, der er tilgængelig på en enhed, du kan få adgang til uden en fungerende internetforbindelse. "

Cloud leverandører er også virksomheder, husk, og deres interesser kan ikke altid være perfekt tilpasset din. De må muligvis hæve priserne, når du ikke er klar. De kan ændre deres politikker på en måde, der ikke er kompatibel med din virksomhed. De kan blive købt eller gå i gang, hvilket gør dine sikkerhedskopier utilgængelige. Eller de kan blive hacket eller på anden måde angrebet.

3-2-1 og 'Off and Away' backup strategi

De fleste it-fagfolk anbefaler en "3-2-1 backup strategi". Ideen er at have mindst tre kopier af hver fil, hvoraf to er på forskellige fysiske enheder, hvoraf den ene er placeret off-site.

Hardware mislykkes, så det er klart, hvorfor du vil have en kopi af dine data på forskellige hardware. Hvad angår hvorfor du vil have en backup offsite, forklarer Rauel LaBreche, informationsdirektør hos McFarlanes 'Manufacturing:

"En af vores sparegraces før en brand i 2013 var, at vi havde sikkerhedskopieringer offsite, så den eneste datainformation vi tabte var fra branddagen. Jeg vil advare alle virksomheder om alvorligt at overveje at gennemføre en virksomheds katastrofeplan, der omfatter regelmæssigt at udskifte og gemme backups offsite - det er en lille opgave, der til gengæld kunne spare din forretning. "

Mens 3-2-1 tilgangen er god, kan den forbedres. I en verden, hvor cyberangreb og naturkatastrofer er udbredt, anbefaler jeg at overveje to komponenter i din overordnede strategi: off og væk.

Strategien "Off": Hold en backup oplagret, slukket og ikke forbundet med noget. Dette beskytter dig mod situationer som ransomware, hvor en virus formerer sig gennem et netværk og krypterer filer, selv dine sikkerhedskopier. Hvis du har en stikket, slukket, ikke-forbundet backup, er den sikker.

Strategien "væk": Jeg bor i Florida, hvor vi har orkaner. Selvom det er godt at have en offsite backup, er det endnu bedre at have en offsite backup, der er uden for din region. På den måde, hvis din hele stat bliver slået tilbage til stenalderen, er dine data stadig i live og tilgængelig.

Cloud backup tjenester er ideelle til væk strategi. De opbevarer ofte flere kopier af dine data og opbevarer dem i flere datacentre.

Vær sikker og vær forberedt

Så hvad er den bedste strategi? Hvert firma har et andet sæt behov. Selvom din virksomhed er lille eller ny, har du brug for så stor beskyttelse som de større spillere, for du har lige så meget at tabe: din virksomhed og dit levebrød.