Med teknologien i stigende grad sammenflettet med alle aspekter af erhvervslivet kan CNET @ Work hjælpe dig - fra prosumere til små virksomheder med færre end fem medarbejdere - i gang.

Mere end 23 millioner amerikanske virksomheder opererer som eneforetagender, og mange af disse er virksomheder, der drives af enkeltpersoner. Tænk over, at softwareudvikleren sælger deres tjenester til slutkunder; et hjem kok starter en catering virksomhed ud af deres køkken; eller en revisor, der driver en skatteforberedelsestjeneste ud af deres hjemmekontor.

Spændingen ved at føle disse hjemspidsede, single-employee-ventures er, at du begynder at opbygge en forretningsbog og etablere en ny indtægtskilde. Men hvad sker der efter at du har etableret nogle konti og begynder at få serviceopkald og anmodninger, der kræver øjeblikkelig respons eller opfølgning?

"En af de største udfordringer er, at et enkeltpersoners virksomhed gør alt, og kundeservice er blot en af ​​de ting, der er nødvendige for at virksomheden skal lykkes, sammen med salg, markedsføring, produktudvikling, økonomi og administration", siger Ron Kaufman, formand for Up! Din Service, en Singapore-baseret kundeservice træningsfirma.

Personer, der kører deres egne virksomheder, kan udvikle servicekapacitet ved at overveje disse seks strategier:

Reager hurtigt på serviceopkald

"Jeg ved ikke altid svaret på et software bug problem, når det først forekommer, så jeg kan ikke vide, hvor længe det nødvendigvis vil tage mig for at løse det", erkender en kollega af mig, der driver sin egen brugerdefinerede softwareudviklingsvirksomhed . "Men jeg gør det til et punkt at straks kontakte kunden, når et opkald kommer ind og holde kunden opdateret på fremskridt. Selvom jeg ikke kan garantere, hvornår problemet bliver løst, ved kunden i det mindste, at jeg arbejder på det og det har min opmærksomhed. "

Jeg har fundet dette til at være sandt i min egen erfaring som leder i et stort firma og som ejer af en enebærende virksomhed. Hvis du holder din kunde i loop kommunikationsvis, er det halvt kampen om at lindre kundeangst, når et problem vil blive løst. Hvorfor? Fordi de fleste kunder er bekymrede over, at problemet ikke bliver arbejdet, og konstant kommunikation hjælper med at fjerne disse frygt.

Organiser og prioritere

"Først og fremmest bliver organiseret, " sagde Max Paltsev, administrerende direktør for Service Fusion, en udbyder af feltservices.

"Planlæg, organisere og prioritere din dag med alle tilgængelige teknologier. Der er kun et par hænder på dæk. Du skal sørge for, at mens du sælger, taber du ikke nogen bolde i kundeserviceafdelingen. Du leverer kundeservice, du går ikke glip af salget. Det er en konstant balancehandling. "

Der findes enkle og gratis (eller billige) opgavehåndteringsværktøjer, der kan hjælpe med opgaveliste og prioritering Todo.ly og Centrallo er to muligheder. Hvis du har brug for at organisere og prioritere opgaver i projekter, som både dig og dine eksterne entreprenører bruger, kan cloud-baseret projektstyringssoftware som Priority Matrix og Liquid Planner hjælpe. Er tidsstyring en stor bekymring? Der er også software til det: Overvej RescueTime eller Tomighty. De fleste software er nu skybaserede og kan køre på desktops, laptops og mobile enheder, hvilket gør disse produkter let tilgængelige både i feltet og på dit kontor.

"Enhver mængde tid spildt på en opgave vil påvirke andre opgaver på din opgaveliste for den dag, " sagde Paltsev. "At spare 20 minutter hver arbejdsdag hjælper dig med at komme tilbage en næsten hel dag i slutningen af ​​måneden."

Tag telefonen

Selvom teknologibaserede enhedsindehavere har en tendens til at stole på e-mail til de fleste daglige kommunikationer, er andre eneforetagender - i bogføring, juridiske eller handlende - afhængige af telefonen.

For en kunde med en serviceanmodning eller et spørgsmål er der intet mere spændende end at møde et kompliceret telefontræ eller en telefon, der ringer og ringer og derefter går til voicemail. Men virksomheder fortsætter med at underwhelm kunderne med disse fremgangsmåder i stedet for bare at besvare telefonen første gang med en rigtig person.

"Hvert enkelt kundeproblem, du behandler, er serviceorienteret på en eller anden måde, " sagde Paltsev. "Det kræver meget at holde dit serviceniveau og kundetilfredshed højt."

Der er "levende menneskelige" telefonsvarere til rådighed, hvis du selv ikke kan være til rådighed for opkald. Eller du kan også leje fysisk eller virtuelt kontorlokale, der leveres med administrative supporttjenester, som f.eks. At besvare telefonen. Intelligent Office er en mulighed.

I et tilfælde arrangerede en advokatkundskab, der var arrangeret hos en stor kunde - en kreditforening - at besvare hans opkald til sin en-person-praksis. Han kunne også leje billigt kontorlokaler i kreditforeningens bygning.

Overvej at bruge en kundeservice helpdesk

For enmansvirksomheder i områder som software eller konstruktion, som kan få komplicerede kundeserviceanmodninger til at løse, bør virksomhedsejere overveje at engagere en helpdesk-tjeneste, der kan hjælpe med at poste, spore og vise opløsninger af serviceproblemer. Nogle lave omkostninger, cloud-baserede systemer i dette rum omfatter Freshdesk og Zendesk.

Leje entreprenører, der passer godt sammen med din virksomhed

Enlige indehavere ansætter ofte udenfor entreprenører for at hjælpe med belastninger. Det primære mål er at finde en person, der midlertidigt kan øge arbejdsstyrken med de fornødne færdigheder. Engangsvirksomheder bør dog også være bekymrede over entreprenørens værdier og synspunkter mod tilfredsstillende kunder og yde præmie service på vegne af virksomheden.

"Dette er vigtigt, fordi mange enkeltstående virksomheder arbejder sammen med entreprenører eller frilansere, der leverer andre dele af virksomheden, og alligevel vil kunden / kunden overveje alt arbejde som hovedansvarlig for en enkelt virksomhedsejer, " siger Kaufman. "Sørg også for, at alle underleverandører, du bruger, er lige så klare over, hvad slutkunden virkelig værdsætter, så du kan fokusere din indsats og levere."

Kort sagt træner dine underleverandører om typen af ​​kundepleje etikette, som du forventer at bruge dem. Som ejer af virksomheden er det lige så vigtigt for dig at holde kontakten med dine slutkunder. Se hvordan tingene går og minde dem om, at de er på din radar - selvom du måske ikke er den egentlige person, der servicerer deres konto.

Overpromér ikke

"Det vigtigste er at finde ud af, hvad kunden virkelig ønsker, behov, værdsætter og ønsker, " sagde Kaufman. "Vores definition af service er ved at tage skridt til at skabe værdi for en anden. Derfor er det absolut nøglen at finde ud af, hvad kunden værdsætter mest og derefter lave specifikke løfter om at levere vigtige elementer af værdi til kunden. Ikke overpromise for at vinde business. Det sætter bare op til begge parter for skuffelse. "

Den bedste måde at sætte dette princip på bevægelse er ærligt at vurdere dine evner - og dine begrænsninger - når en kunde nærmer dig om at lave et stort projekt. For en lille virksomhed kan det være svært at modstå at acceptere et seks-tal eller bedre projekt.

Den lille forretningskant

Fordi enmansvirksomheder har en begrænset båndbredde til at deltage i kundeservice, er optimering af serviceydelsen afgørende.

Forestil dig et worst case scenario, foreslår Paltsev. "Mens du er midt i noget med en kunde, opfordrer en anden kunde til at rapportere et problem, et tredje opkald til at planlægge yderligere service og et fjerde opkald til at betale en udestående faktura." Hvordan prioriterer du? Der er naturligvis ikke noget let svar. Men de strategier og værktøjer, der er tilgængelige for dig, kan gøre arbejdet lettere.

Og glem aldrig den lille business edge: Mange store virksomheder har upersonliggjort kundeservice med komplicerede automatiseringssystemer og medarbejdere, som ofte ved lidt om de produkter og tjenester, de sælger.

Dette gør service til et område, hvor små virksomheder virkelig kan skinne og skelne sig fra konkurrencen.